AI heeft zijn stageperiode gehad en sommige bedrijven geven het nu een vaste aanstelling. In plaats van AI te zien als een experimenteel hulpmiddel, geven steeds meer organisaties het een eigen plek in hun organisatieschema. Voor ondernemers betekent dit een kans om AI structureel in te zetten, niet als losse tool maar als vast teamlid met eigen verantwoordelijkheden.

Wat er aan de hand is

Volgens Fastcompany geven steeds meer reclamebureaus en creatieve dienstverleners AI een formele rol in hun organisatie. Waar AI eerst werd behandeld als een stagiair – iemand die je af en toe een taak geeft om te kijken wat hij kan – krijgt het nu een vaste functie met duidelijke taken en verantwoordelijkheden. Dit is geen tijdelijke trend, maar een structurele verschuiving in hoe bedrijven naar AI kijken. Het gaat niet meer om de vraag óf je AI gebruikt, maar hoe je het een vaste plek geeft in je bedrijfsvoering.

Wat dit betekent

Voor het MKB betekent dit dat je AI niet langer moet zien als een losse tool die je erbij pakt, maar als een vast onderdeel van je team. Net zoals je een medewerker verantwoordelijkheden geeft, kun je AI een eigen takenpakket toewijzen. Dit vraagt om een andere manier van denken: in plaats van te vragen ‘welke tool gebruik ik voor deze taak?’, ga je nadenken over ‘welke vaste taken kan AI structureel overnemen?’.

De impact is het grootst in sectoren waar veel repetitief werk zit, zoals administratie, klantenservice, contentproductie en data-analyse. Maar ook in creatieve processen, zoals het genereren van eerste concepten of het doen van onderzoek, kan AI een vaste rol krijgen. Het voordeel is dat je niet elke keer opnieuw hoeft uit te vinden hoe je AI inzet; het wordt een vast onderdeel van je werkprocessen.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team runt en veel administratief werk hebt, overweeg om AI een vaste rol te geven als ‘data-assistent’. Je zou kunnen beginnen met het toewijzen van een vast takenpakket: het sorteren van inkomende e-mails, het bijwerken van klantgegevens in je CRM, en het genereren van wekelijkse rapportages. Spreek vaste tijden af waarop AI deze taken uitvoert, net zoals je dat met een medewerker zou doen. Een mogelijkheid is om elke ochtend een half uur in te plannen voor AI om je inbox te structureren en prioriteiten te stellen.

Als je een webshop of e-commerce bedrijf hebt, geef AI een vaste plek in je marketingteam. Je zou AI kunnen aanstellen als ‘content-ondersteuner’ met vaste verantwoordelijkheden: het schrijven van productbeschrijvingen voor nieuwe items, het genereren van social media posts voor geplande campagnes, en het analyseren van klantrecensies op trends. Overweeg om een wekelijks overleg in te plannen waarin jij de richting aangeeft en AI de eerste uitwerkingen levert.

Als je in de dienstverlening werkt, bijvoorbeeld als consultant of coach, geef AI een rol als ‘kenniswerker’. Een optie is om AI verantwoordelijk te maken voor het samenvatten van lange documenten, het voorbereiden van gespreksnotities op basis van eerdere aantekeningen, en het genereren van eerste concepten voor offertes of rapporten. Je zou kunnen afspreken dat AI altijd de eerste versie maakt, waarna jij deze controleert en aanpast. Dit bespaart tijd en zorgt dat je sneller kunt schakelen.

Als je een team aanstuurt en worstelt met vergaderingen, geef AI een vaste rol als ‘notulist en opvolger’. Je zou AI kunnen inzetten om tijdens elk teamoverleg aantekeningen te maken, actiepunten te destilleren, en deze automatisch te verdelen onder teamleden. Overweeg om AI ook te vragen om een week later te controleren of actiepunten zijn afgerond. Dit geeft je een structurele manier om grip te houden op voortgang zonder dat je er zelf tijd aan kwijt bent.

Als je creatief werk doet, zoals het maken van presentaties of marketingmateriaal, geef AI een vaste plek als ‘eerste schetser’. Een mogelijkheid is om AI altijd de eerste concepten te laten maken voor presentaties, nieuwsbrieven of campagne-ideeën. Jij krijgt dan de rol van redacteur en verfijner. Dit versnelt het creatieve proces en zorgt dat jij je kunt richten op de kwaliteitsslag in plaats van op de eerste ruwe versie.

Bron: Fastcompany