UiPath-prijzen zijn berucht ondoorzichtig. Wat begint als een eenvoudige automatiseringstool kan uitmonden in een wirwar van licenties, bots en AI-consumptie-eenheden. Voor het MKB is het essentieel om deze verborgen kosten te kennen voordat je een salesgesprek aangaat of een alternatief overweegt.

Wat er aan de hand is

UiPath, een van de grootste spelers op het gebied van robotic process automation (RPA), hanteert een prijsmodel dat niet eenvoudig te doorgronden is. De website toont geen vaste prijzen; in plaats daarvan word je verwezen naar een salesgesprek. De kosten bestaan uit meerdere componenten: attended bots (voor gebruik door een mens), unattended bots (volledig geautomatiseerd), Action Center-limieten, en AI-consumptie-eenheden. Dit betekent dat de uiteindelijke prijs sterk kan variëren afhankelijk van hoe je de tool inzet. Volgens Zapier is het prijsmodel zo complex dat het ’een raadsel ontcijferen’ vereist om een budget te bepalen.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent dit dat een simpele automatisering al snel duurder uitvalt dan verwacht. Als je bijvoorbeeld alleen een attended bot inzet voor data-invoer, betaal je mogelijk een vast bedrag per gebruiker. Maar zodra je onbeheerde processen wilt draaien of AI-functionaliteiten toevoegt, komen er extra kosten bij. Dit kan leiden tot onverwachte overschrijdingen van het budget, vooral als je niet precies weet welke licenties je nodig hebt. Grote bedrijven hebben vaak onderhandelingsruimte, maar voor kleinere organisaties is de prijs vaak een verrassing.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een salesgesprek met UiPath plant, bereid je dan goed voor. Vraag specifiek naar de kosten per bottype, de limieten van het Action Center, en of AI-consumptie apart wordt gefactureerd. Een mogelijkheid is om een lijst te maken van de processen die je wilt automatiseren en deze voor te leggen. Zo voorkom je dat je later wordt geconfronteerd met onverwachte posten.

Als je een klein team hebt en automatisering overweegt, kijk dan eerst naar open-source RPA-alternatieven zoals Robot Framework of TagUI. Deze tools bieden basisfunctionaliteit zonder licentiekosten, al vergen ze meer technische kennis. Je zou kunnen beginnen met een pilot op een eenvoudig proces, zoals het automatisch verwerken van facturen, om te zien of de tool past.

Als je al een UiPath-licentie hebt en de kosten wilt verlagen, overweeg dan om ongebruikte bots te deactiveren of processen te herzien. Een optie is om attended bots alleen in te zetten voor taken die menselijke tussenkomst vereisen, en eenvoudige taken over te laten aan unattended bots. Je kunt ook de AI-consumptie monitoren om pieken te voorkomen.

Als je een stappenplan wilt voor een transparant gesprek, begin dan met het definiëren van je automatiseringseisen. Vraag de salesmedewerker om een gedetailleerde offerte met alle componenten, inclusief eventuele verborgen kosten zoals implementatie of training. Een mogelijkheid is om een proefperiode aan te vragen voordat je een langdurig contract tekent.

Bron: Zapier