UiPath-prijzen zijn ondoorzichtig en zitten vol verborgen kostenposten. Voor een gemiddeld MKB-team kan een simpele automatisering al snel duizenden euro’s per jaar kosten, zonder dat je dat vooraf ziet. Dit artikel ontrafelt de belangrijkste valkuilen en geeft je een eenvoudige rekensom om de werkelijke kosten in te schatten.

Wat er aan de hand is

UiPath, een van de grootste spelers op het gebied van Robotic Process Automation (RPA), hanteert een complexe en grotendeels verborgen prijsstructuur. Op de website vind je geen duidelijke prijslijst. In plaats daarvan kom je termen tegen als ‘attended bots’, ‘action center limits’ en ‘AI consumption units’. Wie de werkelijke kosten wil weten, moet een sales call inplannen. Dit maakt het voor MKB-ondernemers bijna onmogelijk om vooraf een realistische begroting te maken. De ondoorzichtige structuur is een bekend probleem in de RPA-markt, waar leveranciers vaak maatwerkprijzen hanteren die per klant verschillen.

Wat dit betekent

Voor een MKB-team betekent dit dat de initiële offerte zelden de volledige kosten dekt. De valkuilen zitten in de details. Een ‘attended bot’ (een bot die onder toezicht van een medewerker werkt) is goedkoper dan een ‘unattended bot’ (die zelfstandig draait), maar de prijs per bot kan snel oplopen. Daarnaast zijn er vaak limieten op het aantal acties of het gebruik van AI-modules, wat leidt tot onverwachte extra kosten. Ook het ‘action center’, waar menselijke goedkeuring voor bepaalde stappen nodig is, kan een aparte kostenpost zijn. Voor een team van vijf medewerkers dat één of twee processen wil automatiseren, kan de jaarrekening al snel oplopen tot tienduizenden euro’s, terwijl je denkt een paar duizend kwijt te zijn.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team hebt dat één proces wil automatiseren. Stel dat je een factuurverwerkingsproces wilt automatiseren voor je administratie. Je hebt één unattended bot nodig die ’s nachts draait. De basisprijs voor unattended bots begint vaak rond de 15.000 euro per jaar, maar daar komen nog kosten bij voor de orchestrator (de beheeromgeving) en eventuele AI-modules voor het herkennen van factuurgegevens. Overweeg om eerst een proof of concept te draaien met een attended bot, die goedkoper is (rond de 2.000 euro per jaar). Zo kun je testen of het proces werkt voordat je een duurdere unattended bot aanschaft.

Als je een team van vijf medewerkers hebt dat meerdere processen wil automatiseren. In dit scenario heb je waarschijnlijk meerdere unattended bots nodig, plus een orchestrator en mogelijk AI-consumptie-eenheden. Een realistische schatting voor een MKB-team is 50.000 tot 100.000 euro per jaar, afhankelijk van het aantal bots en de complexiteit. Je zou kunnen beginnen met één unattended bot voor het meest tijdrovende proces en de rest handmatig laten. Zo voorkom je dat je direct een groot bedrag uitgeeft zonder zeker te weten of de ROI er is.

Als je alleen eenvoudige, herhalende taken wilt automatiseren. Denk aan het kopiëren van data tussen systemen of het versturen van standaard e-mails. Hiervoor is een attended bot vaak voldoende. De kosten zijn lager, maar je moet wel rekening houden met de tijd van je medewerker die de bot begeleidt. Een optie is om te kijken naar goedkopere alternatieven zoals Zapier of Make, die vaak beter passen bij eenvoudige automatiseringen en geen verborgen kosten hebben. UiPath is vooral geschikt voor complexe, grootschalige processen.

Als je een sales call hebt met UiPath. Vraag altijd naar een gedetailleerde specificatie van alle kostenposten: attended bots, unattended bots, orchestrator, action center, AI-consumptie, en eventuele implementatiekosten. Laat je niet verleiden tot een ‘starter pack’ zonder dat je weet wat de limieten zijn. Een mogelijkheid is om een vaste prijs per bot af te spreken voor een jaar, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Vraag ook naar de mogelijkheid om op te schalen zonder dat de prijs per bot stijgt.

Bron: Zapier