Het antwoord: UiPath-prijzen zijn niet transparant en bevatten verborgen kostenposten zoals attended bots, action center-limieten en AI-verbruikseenheden, die het MKB onverwacht duur kunnen maken. Een simpele blik op de website volstaat niet; je moet door een doolhof van licentiemodellen en vaak een verkoopgesprek om de werkelijke kosten te achterhalen.

Wat er aan de hand is

UiPath, een van de grootste spelers op het gebied van robotic process automation (RPA), heeft een prijsstructuur die volgens Zapier allesbehalve helder is. Het bedrijf biedt verschillende licentiemodellen, waaronder attended bots (bots die onder toezicht van een mens werken) en unattended bots (volledig autonoom). Daarnaast zijn er kosten voor het Action Center, waar menselijke goedkeuringen nodig zijn, en AI-verbruikseenheden die per taak of per maand worden afgerekend. De exacte prijzen zijn niet openbaar; geïnteresseerden worden doorverwezen naar een sales call. Dit gebrek aan transparantie maakt het voor MKB-ondernemers lastig om een realistische begroting te maken zonder onverwachte kosten.

Wat dit betekent

Voor het MKB betekent dit dat UiPath-implementaties snel duurder kunnen uitvallen dan verwacht. Stel dat je een eenvoudige automatisering wilt opzetten voor factuurverwerking. Je koopt een unattended bot, maar ontdekt dat je ook een aparte licentie nodig hebt voor de AI-module die documenten herkent, plus kosten voor het Action Center als er uitzonderingen moeten worden goedgekeurd. Die extra’s kunnen de maandelijkse kosten verdubbelen of verdrievoudigen. Voor een klein team met een beperkt budget is dit een risico: je investeert in automatisering om te besparen, maar de verborgen kosten kunnen die besparing tenietdoen. Bovendien dwingt de verplichte sales call je tot een langdurig traject voordat je weet waar je aan toe bent.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein administratief team runt en overweegt om factuurverwerking te automatiseren, begin dan met een inventarisatie van alle stappen in het proces. Noteer welke stappen AI nodig hebben (bijvoorbeeld OCR voor documentherkenning) en welke menselijke goedkeuring vereisen. Vraag UiPath vervolgens een offerte aan die deze specifieke onderdelen apart specificeert. Je zou kunnen overwegen om eerst een proof of concept te draaien met alleen unattended bots, zonder AI of Action Center, om de basiskosten in kaart te brengen.

Als je een webshop runt en klantenservice wilt automatiseren, overweeg dan of attended bots voldoende zijn. Een attended bot werkt samen met een medewerker en is vaak goedkoper dan een unattended bot. Je zou kunnen vragen of UiPath een bundel aanbiedt voor attended bots met een beperkt aantal AI-verbruikseenheden. Een optie is om te starten met een klein aantal licenties en pas uit te breiden als de ROI duidelijk is.

Als je een team aanstuurt dat repetitieve taken uitvoert, zoals data-invoer, begin dan met een proefperiode van 30 dagen. UiPath biedt vaak een gratis trial. Gebruik die tijd om niet alleen de functionaliteit te testen, maar ook om een gedetailleerde kostenraming te maken voor een volledige implementatie. Overweeg om een externe consultant in te huren die ervaring heeft met UiPath-licenties; die kan je helpen om verborgen kosten te identificeren voordat je tekent.

Als je in de logistiek werkt en voorraadbeheer wilt automatiseren, wees dan alert op de kosten van het Action Center. Als je proces vaak uitzonderingen genereert (bijvoorbeeld afwijkende bestellingen), kunnen die goedkeuringen flink oplopen. Je zou kunnen vragen of UiPath een vast tarief per maand biedt voor een onbeperkt aantal Action Center-transacties, in plaats van een variabel model.

Bron: Zapier