UiPath-prijzen zijn niet transparant. De website toont geen prijslijst, maar een complex model met attended bots, unattended bots, Action Center-limieten en AI-consumptie-eenheden. Voor MKB’ers betekent dit dat je zonder salescall nauwelijks een realistische begroting kunt maken. Toch kun je met een paar inzichten voorkomen dat je te veel betaalt of vast komt te zitten in een onvoordelig contract.

Wat er aan de hand is

UiPath hanteert een gelaagd prijsmodel dat afhankelijk is van het type bot, het gebruik van AI-functies en de schaal van je automatisering. De basiscomponenten zijn:

  • Attended bots: voor mensgestuurde automatisering, waarbij een medewerker de bot activeert. Dit is het goedkoopste instapmodel.
  • Unattended bots: voor volledig geautomatiseerde processen die zonder menselijke tussenkomst draaien. Dit is duurder en vereist vaak een aparte licentie.
  • Action Center: een module voor het afhandelen van uitzonderingen en menselijke goedkeuringen. Dit kan extra kosten met zich meebrengen.
  • AI-consumptie-eenheden: voor het gebruik van AI-modellen zoals documentverwerking of natuurlijke taal. Deze worden apart afgerekend op basis van verbruik.

Volgens Zapier is de prijsstructuur zo ondoorzichtig dat veel bedrijven pas tijdens de implementatie ontdekken wat de werkelijke kosten zijn. De website biedt geen directe prijzen; je moet een salescall aanvragen om een offerte te krijgen.

Wat dit betekent

Voor Nederlandse MKB’ers betekent dit dat je niet zomaar een UiPath-licentie kunt kopen zoals je een SaaS-abonnement afsluit. De verborgen kosten zitten vooral in:

  • Onverwachte schaalvergroting: attended bots lijken goedkoop, maar als je processen onverwacht meer capaciteit vragen, kun je ineens overstappen naar unattended bots met een hoger prijskaartje.
  • AI-consumptie: als je AI-functionaliteiten gebruikt, zoals het automatisch verwerken van facturen of e-mails, kunnen de consumptie-eenheden snel oplopen zonder dat je het doorhebt.
  • Action Center-limieten: bij grotere volumes van uitzonderingen kunnen de kosten voor Action Center onverwacht stijgen.

De impact is dat je budgetoverschrijding riskeert als je niet vooraf een duidelijk beeld hebt van je verwachte gebruik. Zeker voor MKB’ers met beperkte IT-budgetten is dit een valkuil.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team hebt en alleen eenvoudige processen wilt automatiseren, overweeg dan om te starten met attended bots. Dit is de meest voorspelbare kostenpost. Je betaalt per bot per maand, en je kunt precies inschatten hoeveel medewerkers de bot gaan gebruiken. Een mogelijkheid is om eerst een pilot te draaien met één attended bot voor een repetitieve taak, zoals het invoeren van ordergegevens. Zo kun je de werkelijke kosten en besparingen meten voordat je opschaalt.

Als je processen hebt die 24/7 moeten draaien, zoals het verwerken van nachtelijke bestellingen of het genereren van rapporten, dan heb je unattended bots nodig. Dit is duurder, maar je kunt besparen door te kiezen voor een gedeelde bot die meerdere processen achter elkaar uitvoert. Overweeg om je processen te bundelen in één unattended bot in plaats van voor elk proces een aparte bot te licentiëren. Dit vereist wel dat je processen goed op elkaar zijn afgestemd.

Als je AI-functionaliteiten wilt gebruiken, zoals het herkennen van tekst in gescande documenten, wees je dan bewust van de consumptie-eenheden. Deze worden apart afgerekend en kunnen per maand sterk variëren. Een optie is om een vast maandbudget af te spreken met je UiPath-accountmanager, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Je zou ook kunnen overwegen om AI-taken alleen in te zetten voor de meest kritische processen en de rest handmatig te laten doen, totdat je een beter beeld hebt van het verbruik.

Als je een offerte aanvraagt, vraag dan altijd om een gedetailleerde uitsplitsing van de kosten per component: attended bots, unattended bots, Action Center en AI-consumptie. Laat je niet verleiden tot een totaalprijs zonder specificatie. Een mogelijkheid is om een proefperiode van 30 dagen te vragen, zodat je de werkelijke kosten kunt meten voordat je een langjarig contract tekent. Vraag ook naar eventuele kortingen voor jaarlijkse betaling of voor non-profitorganisaties, als dat op jouw situatie van toepassing is.

Als je twijfelt of UiPath de juiste keuze is, vergelijk dan met alternatieven zoals Microsoft Power Automate of Make (voorheen Integromat). Deze hebben vaak een transparantere prijsstructuur en zijn beter geschikt voor MKB’ers die geen dedicated automation team hebben. Je zou kunnen beginnen met een gratis laag van een van deze tools om te testen of automatisering voor jouw processen werkt, voordat je investeert in een duurdere UiPath-licentie.

Bron: Zapier