UiPath-prijzen zijn niet transparant. Wat begint als een eenvoudige keuze voor RPA-software, eindigt vaak in een doolhof van licentiemodellen, verborgen kosten en verplichte verkoopgesprekken. Dit artikel helpt je de werkelijke kosten in te schatten, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Wat er aan de hand is

UiPath hanteert een complex prijsmodel dat niet eenvoudig van de website is af te lezen. Het bedrijf biedt verschillende licenties aan, waaronder ‘attended bots’ (voor menselijke medewerkers die automatisering aansturen) en ‘unattended bots’ (die volledig autonoom draaien). Daarnaast zijn er ‘Action Center’-limieten en, cruciaal, ‘AI consumption units’ – eenheden die bepalen hoeveel AI-functionaliteit je mag gebruiken. Wie meer duidelijkheid wil, wordt doorverwezen naar een verplicht verkoopgesprek. Dit maakt het voor ondernemers lastig om vooraf een realistische kostenraming te maken.

Wat dit betekent

Voor Nederlandse ondernemers in het MKB betekent dit dat een standaard prijsopgave van UiPath zelden het volledige plaatje laat zien. De verborgen kosten zitten vooral in de AI-consumptie-eenheden. Als je een bot inzet die gebruikmaakt van AI-modellen (bijvoorbeeld voor documentverwerking of slimme data-extractie), kunnen de kosten snel oplopen zonder dat je dit van tevoren doorhebt. Ook de limieten van het Action Center – waar menselijke goedkeuringen worden afgehandeld – kunnen onverwacht extra kosten met zich meebrengen als je meer capaciteit nodig hebt. Voor een klein team dat een paar processen wil automatiseren, kan dit het verschil betekenen tussen een voorspelbare maandelijkse uitgave en een onverwachte piek.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team hebt dat eenvoudige taken wil automatiseren. Overweeg om te beginnen met alleen ‘attended bots’. Deze zijn vaak goedkoper en geven je de kans om UiPath te testen zonder direct in de dure AI-consumptie-eenheden te duiken. Je kunt bijvoorbeeld een bot inzetten om handmatige data-invoer uit Excel te versnellen. Vraag bij de sales call expliciet naar de kosten per AI-consumptie-eenheid en of er een limiet is aan het aantal acties dat je bot mag uitvoeren.

Als je een proces automatiseert dat afhankelijk is van AI, zoals het verwerken van facturen of klantvragen. Dit is waar de valkuil het grootst is. Vraag vooraf een gedetailleerde specificatie van het aantal AI-consumptie-eenheden dat jouw specifieke proces naar verwachting verbruikt. Een mogelijkheid is om een proof of concept te draaien met een beperkt aantal documenten, zodat je een realistische inschatting krijgt van het verbruik. Houd er rekening mee dat elk AI-gebruik – van tekstherkenning tot het genereren van samenvattingen – eenheden kost.

Als je meerdere bots tegelijk wilt laten draaien (unattended). Dit model is doorgaans duurder en vereist een aparte licentie per bot. Overweeg om te beginnen met één unattended bot die ’s nachts draait, in plaats van meerdere bots overdag. Vraag bij de sales call of er een mogelijkheid is om een gedeelde bot te gebruiken voor meerdere processen, of dat je voor elk proces een aparte licentie nodig hebt. Een optie is om te kijken naar een ‘concurrent license’ in plaats van een ‘per-bot license’, maar dit moet je specifiek navragen.

Als je een sales call moet voeren. Bereid je goed voor. Maak een lijst van al je processen, het verwachte aantal uitvoeringen per maand, en of er AI bij komt kijken. Vraag naar de prijs per AI-consumptie-eenheid, de limieten van het Action Center, en of er een minimumafname is. Noteer alle antwoorden en vergelijk ze met wat er op de website staat. Een mogelijkheid is om een offerte op te vragen voor een vast bedrag per maand, in plaats van een variabel model op basis van verbruik.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar het belangrijkste is: ga niet blindelings akkoord met een standaardprijs. Vraag door, reken zelf, en wees voorbereid op verborgen kosten.

Bron: Zapier