Het antwoord: UiPath heeft een complexe prijsstructuur met verborgen kostenposten zoals AI-consumptie-eenheden en actiecentrumlimieten, die je begroting flink kunnen laten oplopen als je niet weet waar je op moet letten. Voor ondernemers die automatisering willen inzetten, is het essentieel om deze verborgen kosten te begrijpen voordat je een contract tekent.

Wat er aan de hand is

UiPath, een van de grootste spelers op het gebied van robotic process automation (RPA), hanteert een prijsmodel dat niet eenvoudig op de website te vinden is. De basisprijzen worden pas duidelijk na een salesgesprek, en de structuur bevat meerdere lagen: attended bots (voor menselijke begeleiding), unattended bots (volledig geautomatiseerd), action center limieten (voor menselijke tussenkomst bij uitzonderingen) en AI-consumptie-eenheden (voor AI-functionaliteiten zoals documentverwerking). Volgens Zapier is het model zo ondoorzichtig dat het ’een raadsel of een licentiegids’ vereist om een realistische begroting te maken. Dit is geen nieuw fenomeen: veel RPA-leveranciers gebruiken vergelijkbare modellen, maar UiPath staat bekend om de complexiteit en de verborgen kosten die pas later zichtbaar worden.

Wat dit betekent

Voor ondernemers die overwegen UiPath in te zetten, betekent dit dat de initiële prijsindicatie vaak misleidend is. De zichtbare kosten per bot zijn slechts het begin. De verborgen kostenposten kunnen aanzienlijk zijn: AI-consumptie-eenheden worden verbruikt bij elke AI-actie, zoals het lezen van een factuur of het verwerken van een e-mail. Action center limieten bepalen hoeveel uitzonderingen een menselijke medewerker kan afhandelen zonder extra kosten. Als je deze niet meeneemt in je begroting, kan de maandelijkse rekening gemakkelijk verdubbelen of verdrievoudigen. Dit raakt vooral MKB-bedrijven die automatisering willen opschalen, maar geen dedicated inkoopafdeling hebben om de contracten te onderhandelen. Voor grotere organisaties met een eigen procurement team is het een kwestie van goed onderhandelen, maar voor kleinere bedrijven kan het een onverwachte kostenpost zijn die de business case ondermijnt.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een eenvoudig automatiseringsproject start met een paar bots. Je zou kunnen beginnen met een proof of concept met alleen unattended bots, maar wees je ervan bewust dat elke AI-stap (zoals het herkennen van tekst in een pdf) AI-consumptie-eenheden verbruikt. Overweeg om vooraf een schatting te maken van het aantal AI-acties per maand en vraag bij de salesafdeling een indicatie van de bijbehorende kosten. Een optie is om te vragen naar een ‘consumptiecalculator’ of een voorbeeldcontract met verbruikslimieten.

Als je een team aanstuurt dat uitzonderingen moet afhandelen via het action center. Het action center is bedoeld voor menselijke tussenkomst bij processen die de bot niet zelf kan oplossen, zoals een afwijkende factuur. De limieten per bot of per gebruiker kunnen onverwacht hoog oplopen. Een mogelijkheid is om te onderhandelen over een hogere limiet of een vast bedrag per maand in plaats van per actie. Overweeg om in het contract een maximumbedrag voor action center-kosten op te nemen, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Als je automatisering wilt opschalen naar meerdere afdelingen. Wanneer je van een pilot naar een bredere uitrol gaat, worden de kosten per bot en per AI-eenheid snel zichtbaar. Je zou kunnen overwegen om een enterprise-overeenkomst aan te vragen met vaste prijzen voor een bepaald volume, in plaats van per bot te betalen. Een optie is om een ‘botpark’ te huren in plaats van per bot te licentiëren, wat vaak voordeliger is bij schaalvergroting. Vraag ook naar de mogelijkheid om ongebruikte AI-consumptie-eenheden te laten doorrollen naar de volgende maand, zodat je niet betaalt voor wat je niet gebruikt.

Als je een offerte vergelijkt met andere RPA-oplossingen. Omdat UiPath’s prijsstructuur zo complex is, is het lastig om een appels-met-appels-vergelijking te maken met bijvoorbeeld Microsoft Power Automate of Automation Anywhere. Een mogelijkheid is om een gestandaardiseerde use case te definiëren (bijvoorbeeld 10.000 factuurverwerkingen per maand) en bij elke leverancier een offerte op te vragen voor precies diezelfde workload. Zo kun je de verborgen kosten beter inzichtelijk maken. Overweeg om een consultant in te huren die ervaring heeft met RPA-licenties om de offertes te beoordelen.

Bron: Zapier (https://zapier.com/blog/uipath-pricing)