UiPath-prijzen zijn ondoorzichtig en zitten vol verborgen kostenposten zoals attended bots, action center-limieten en AI-consumptie-eenheden. Voor een MKB-ondernemer met een klein team is het lastig om een realistische begroting te maken zonder eerst een salesgesprek te voeren. Dit artikel geeft je een helder overzicht van de kostenstructuur en wijst op de valkuilen die je kunt tegenkomen.

Wat er aan de hand is

UiPath is een van de grootste spelers op het gebied van robotic process automation (RPA). Het bedrijf biedt software waarmee je repetitieve taken kunt automatiseren, zoals data-invoer, factuurverwerking of klantgegevens bijwerken. De prijzen zijn echter niet transparant. Op de website staat geen duidelijke prijslijst. In plaats daarvan word je verwezen naar een salesgesprek om een offerte op te vragen. Volgens Zapier, dat de prijsmodellen heeft geanalyseerd, zijn er verschillende licentievormen: attended bots (die met een menselijke gebruiker samenwerken), unattended bots (die volledig autonoom draaien), en AI-consumptie-eenheden voor geavanceerde functies zoals documentverwerking. Daarnaast zijn er limieten aan het aantal acties in het Action Center, wat extra kosten kan opleveren als je veel uitzonderingen moet afhandelen.

Wat dit betekent

Voor een Nederlands MKB-bedrijf met een klein team betekent dit dat de initiële kosten snel kunnen oplopen. Stel dat je één unattended bot wilt inzetten om facturen te verwerken. De basislicentie voor unattended bots begint bij enkele duizenden euro’s per jaar, maar daar komen nog kosten bij voor AI-consumptie, opslag en eventuele extra gebruikers. Als je teamleden ook attended bots nodig hebben om handmatige stappen te ondersteunen, betaal je per gebruiker. De verborgen kosten zitten vooral in de AI-consumptie-eenheden: elke keer dat een bot een document scant of een e-mail classificeert, verbruik je eenheden. Als je maandelijkse limiet overschrijdt, worden er extra kosten in rekening gebracht. Dit maakt het moeilijk om een vast budget te bepalen, vooral als je niet precies weet hoeveel documenten je gaat verwerken.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team hebt en eenvoudige taken wilt automatiseren, overweeg dan om eerst een proof of concept te draaien met een unattended bot. Vraag bij UiPath een proeflicentie aan en test de functionaliteit met een beperkt aantal documenten. Zo krijg je inzicht in het verbruik van AI-consumptie-eenheden en kun je een realistische schatting maken van de maandelijkse kosten. Je zou kunnen beginnen met één bot die een specifiek proces automatiseert, zoals het verwerken van inkomende facturen. Houd bij hoeveel documenten je verwerkt en hoeveel eenheden dat kost. Op basis daarvan kun je bepalen of het licentiemodel past bij jullie volume.

Als je twijfelt over de totale kosten, vraag dan een gedetailleerde offerte aan bij UiPath en laat daarin alle componenten uitsplitsen: unattended bots, attended bots, AI-consumptie, opslag en eventuele Action Center-limieten. Vraag ook naar de prijs per extra eenheid als je de limiet overschrijdt. Een optie is om een gesprek aan te gaan met een UiPath-partner in Nederland die ervaring heeft met MKB-implementaties. Zij kunnen je helpen met een realistische kostenindicatie op basis van jullie specifieke processen. Overweeg ook om alternatieven te verkennen, zoals Microsoft Power Automate of Zapier, die vaak een transparanter prijsmodel hebben voor kleinere teams.

Als je al een bot draait en de kosten onverwacht stijgen, controleer dan je verbruik in het UiPath-dashboard. Kijk of je AI-consumptie-eenheden efficiënter kunt inzetten door bijvoorbeeld documenten voor te bewerken of onnodige scans uit te schakelen. Je zou kunnen overwegen om bepaalde processen te herontwerpen zodat ze minder eenheden verbruiken. Een andere mogelijkheid is om over te stappen naar een lager prijsniveau als je de limieten niet haalt. Neem contact op met je accountmanager om te onderhandelen over een beter passend abonnement.

Bron: Zapier