Het antwoord: UiPath-prijzen zijn ondoorzichtig en zitten vol verborgen kostenposten zoals attended bots, action center-limieten en AI-consumptie-eenheden. Voor Nederlandse MKB’ers betekent dit dat een simpele budgetraming al snel uitmondt in een reeks salesgesprekken, tenzij je weet waar je op moet letten.

Wat er aan de hand is

UiPath is een van de grootste spelers op het gebied van robotic process automation (RPA). Het bedrijf biedt software waarmee je repetitieve taken kunt automatiseren, zoals het invullen van formulieren of het verwerken van facturen. Maar in tegenstelling tot veel SaaS-producten zijn de prijzen niet transparant. Op de website van UiPath staat geen duidelijke prijslijst. Wat je wel vindt, zijn termen als ‘attended bots’ (bots die onder toezicht van een medewerker draaien), ‘unattended bots’ (bots die zelfstandig draaien) en ‘AI consumption units’ (een verbruiksmodel voor AI-functionaliteiten). Wie een concrete prijs wil, moet een salesgesprek aanvragen. Volgens Zapier, dat de prijsstructuur onderzocht, zou het begrijpen van UiPath-prijzen drie minuten moeten duren, maar in de praktijk kost het aanzienlijk meer tijd.

Wat dit betekent

Voor een MKB’er die automatisering wil inzetten, is dit een drempel. Je kunt niet zomaar een abonnement afsluiten en beginnen. Je moet eerst uitzoeken welk type bot je nodig hebt, of je AI-functionaliteiten wilt gebruiken, en wat de limieten zijn van de Action Center (waar menselijke goedkeuringen worden afgehandeld). De kans op verborgen kosten is groot. Een attended bot is bijvoorbeeld goedkoper dan een unattended bot, maar als je denkt dat je met attended bots volstaat en later blijkt dat je unattended nodig hebt, betaal je alsnog bij. Ook het verbruik van AI-consumptie-eenheden kan onverwacht oplopen als je veel documenten laat verwerken. Het gebrek aan transparantie maakt het lastig om een realistische businesscase te maken.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een offerte wilt aanvragen zonder eindeloze salesgesprekken. Begin met een intern gesprek waarin je precies vastlegt wat je wilt automatiseren. Maak een lijst van alle taken die in aanmerking komen, hoe vaak ze voorkomen en of ze volledig geautomatiseerd kunnen worden of dat er menselijke tussenkomst nodig is. Bepaal of je attended bots (voor taken die onder toezicht draaien) of unattended bots (voor volledig zelfstandige processen) nodig hebt. Als je AI nodig hebt, schat dan het verwachte verbruik in. Met deze informatie kun je een gerichte offerte-aanvraag doen, waarin je direct aangeeft welke configuratie je zoekt. Dat voorkomt dat de salesafdeling je door een algemeen gesprek leidt.

Als je een budget wilt ramen zonder verrassingen. Houd rekening met een opslag van 20 tot 30 procent bovenop de basisprijs voor onvoorziene kosten. UiPath werkt met een combinatie van licentiekosten en verbruikskosten. De licentiekosten zijn afhankelijk van het type bot en het aantal gebruikers. De verbruikskosten komen bovenop als je AI-functionaliteiten gebruikt of als je meer acties draait dan in je pakket zit. Vraag bij de offerte expliciet naar de maximale kosten per maand bij normaal gebruik, en laat een overzicht geven van wat er gebeurt als je over je limiet heen gaat.

Als je twijfelt tussen UiPath en een alternatief. Overweeg om eerst een proof of concept te draaien met een eenvoudigere RPA-tool zoals Make of Zapier zelf, die vaak transparantere prijzen hebben. Als je merkt dat je automatisering complexer wordt dan verwacht, kun je alsnog naar UiPath overstappen. De overstapkosten zijn lager dan de kosten van een verkeerde keuze op basis van onduidelijke prijzen.

Als je een salesgesprek niet kunt vermijden. Bereid je voor door de bovengenoemde lijst met taken en verwachtingen mee te nemen. Stel tijdens het gesprek drie vragen: wat zijn de vaste kosten per maand, wat zijn de variabele kosten per eenheid, en wat gebeurt er als ik mijn limiet overschrijd? Laat de salesmedewerker een schriftelijke samenvatting geven van de offerte, inclusief alle kostenposten. Als die samenvatting niet binnen 24 uur komt, is dat een teken dat de transparantie te wensen overlaat.

Bron: Zapier (https://zapier.com/blog/uipath-pricing)