Het antwoord: UiPath-prijzen zijn berucht ondoorzichtig. Wat op het eerste gezicht een eenvoudig abonnement lijkt, verbergt kostenposten zoals AI-consumptie-eenheden, limieten in het Action Center en aparte licenties voor attended bots. Voor een MKB’er die automatisering wil inzetten, betekent dit dat de uiteindelijke rekening flink kan afwijken van de eerste offerte.

Wat er aan de hand is

UiPath is een van de grootste spelers op de markt voor Robotic Process Automation (RPA). Het bedrijf biedt software waarmee bedrijven repetitieve taken kunnen automatiseren, zoals data-invoer, factuurverwerking of klantgegevens bijwerken. Maar de prijsstructuur is volgens Zapier allesbehalve helder. Op de website van UiPath staan geen duidelijke prijzen; geïnteresseerden worden doorgestuurd naar een salesgesprek. De verborgen kosten zitten onder meer in ‘attended bots’ (bots die onder toezicht van een medewerker draaien), ‘Action Center’-limieten (waar menselijke goedkeuring nodig is) en ‘AI-consumptie-eenheden’ (verbruik van AI-modellen). Dit maakt het lastig om vooraf een realistische begroting te maken.

Wat dit betekent

Voor MKB’ers en professionals die automatisering overwegen, betekent dit dat een eenvoudige prijsvergelijking niet volstaat. De kosten kunnen per maand variëren op basis van daadwerkelijk gebruik, niet alleen op basis van het aantal bots. Als je bijvoorbeeld veel AI-functionaliteiten gebruikt, zoals documentverwerking of natuurlijke taalverwerking, dan verbruik je eenheden die extra kosten. Ook het Action Center, waar medewerkers handmatig acties moeten goedkeuren, heeft vaak een limiet die overschreden kan worden. Dit maakt UiPath vooral geschikt voor grotere organisaties met een dedicated budget, maar riskant voor kleinere bedrijven die een vast maandbedrag verwachten.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team hebt en eenvoudige taken wilt automatiseren, overweeg dan om eerst een proof of concept te draaien met een beperkt aantal attended bots. Vraag tijdens het salesgesprek expliciet naar de kosten per AI-consumptie-eenheid en naar de limieten van het Action Center. Je zou kunnen vragen om een proefperiode van 30 dagen, zodat je het werkelijke verbruik kunt meten voordat je een contract tekent.

Als je een webshop runt en facturen automatisch wilt verwerken, let dan op dat UiPath’s AI-modellen voor factuurherkenning per document kosten. Een mogelijkheid is om te beginnen met een goedkopere RPA-oplossing zoals Microsoft Power Automate of Make (voorheen Integromat), die vaak een transparanter prijsmodel hebben. Je zou ook kunnen overwegen om alleen de UiPath Community Edition te gebruiken voor testdoeleinden, die gratis is maar beperkt in schaal.

Als je een team aanstuurt dat veel handmatige controles nodig heeft, zoals bij klantgegevens of orderverwerking, dan is het Action Center een belangrijke kostenpost. Overweeg om het aantal handmatige goedkeuringen te minimaliseren door de automatisering zo in te richten dat alleen uitzonderingen naar het Action Center gaan. Je zou ook kunnen onderhandelen over een vast bedrag voor het Action Center in plaats van per actie te betalen.

Als je een consultancybureau runt en automatisering voor klanten implementeert, wees dan transparant over de mogelijke extra kosten. Een optie is om een prijsplafond af te spreken met UiPath, zodat je klanten niet worden verrast door fluctuerende rekeningen. Je zou ook kunnen overwegen om alternatieven zoals Automation Anywhere of WorkFusion te evalueren, die soms een eenvoudiger prijsmodel bieden voor MKB-klanten.

Als je nog niet zeker weet of RPA de juiste investering is, begin dan met een gratis tool zoals UiPath Community Edition of een open-source alternatief zoals TagUI. Dit geeft je inzicht in de technische haalbaarheid zonder financiële verplichtingen. Zodra je de exacte taken en volumes kent, kun je een weloverwogen gesprek voeren met een UiPath-verkoper over de werkelijke kosten.

Bron: Zapier