UiPath-prijzen zijn notoir ondoorzichtig voor MKB’ers. Wat begint als een eenvoudige automatiseringstool, kan uitmonden in een wirwar van licentiemodellen, verbruikseenheden en verborgen kostenposten. Dit artikel helpt je de belangrijkste valkuilen te herkennen en biedt concrete handvatten om een weloverwogen keuze te maken.

Wat er aan de hand is

UiPath, een van de grootste spelers op het gebied van Robotic Process Automation (RPA), hanteert een prijsmodel dat volgens Zapier ‘meestal verborgen’ is en pas na een sales call duidelijk wordt. De kosten bestaan uit meerdere componenten: attended bots (voor menselijke begeleiding), unattended bots (volledig autonoom), Action Center-limieten en AI-verbruikseenheden. Dit maakt het voor een gemiddeld MKB lastig om vooraf een realistische inschatting te maken van de totale kosten. Het prijsmodel is niet transparant op de website weergegeven, wat leidt tot onverwachte uitgaven en een langdurig verkooptraject.

Wat dit betekent

Voor Nederlandse ondernemers en professionals in het MKB betekent dit dat een investering in UiPath snel kan oplopen, zonder dat je van tevoren een helder beeld hebt van de kosten. De verborgen structuur kan leiden tot budgetoverschrijdingen, vooral als je afhankelijk bent van unattended bots of veel AI-functionaliteiten gebruikt. Dit is extra relevant omdat automatisering vaak wordt ingezet om kosten te besparen; als de prijsopbouw onduidelijk is, loop je het risico dat de besparingen weglekken naar licentiekosten. Grote bedrijven hebben vaak een dedicated procurement-afdeling om dit te ontrafelen, maar voor een MKB’er is dat een stuk lastiger.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team hebt en eenvoudige processen wilt automatiseren, overweeg dan om eerst te kijken naar alternatieven zoals Microsoft Power Automate of Make. Deze tools hebben vaak een transparanter prijsmodel, met vaste abonnementen per gebruiker of per run. Je kunt hiermee snel een proof of concept draaien zonder dat je eerst een sales call hoeft te doorlopen. Een mogelijkheid is om een eenvoudige workflow, zoals het automatisch archiveren van e-mailbijlagen, eerst in Power Automate te testen. Als dat werkt, kun je de schaalbaarheid later evalueren.

Als je al een UiPath-traject overweegt, is het verstandig om vooraf een duidelijke lijst te maken van je exacte behoeften. Vraag jezelf af: hoeveel processen wil je automatiseren? Zijn ze volledig autonoom (unattended) of heb je menselijke tussenkomst nodig (attended)? Hoeveel AI-verwerking is er nodig? Neem deze specificaties mee naar de sales call en vraag om een gedetailleerde prijsopgave per component. Je zou kunnen vragen naar de kosten per bot, per run en per AI-consumptie-eenheid. Dit voorkomt dat je later wordt verrast door onverwachte kosten.

Als je een bestaande UiPath-licentie hebt en de kosten wilt verlagen, overweeg dan om je gebruik te optimaliseren. Kijk of je unattended bots kunt omzetten naar attended bots waar mogelijk, of dat je processen kunt herontwerpen om minder AI-consumptie te verbruiken. Een optie is om een interne audit te doen van alle actieve automatiseringen en te bepalen welke echt waarde toevoegen. Je zou kunnen overwegen om minder kritische processen naar een goedkoper alternatief te verplaatsen, zoals Make of Power Automate, terwijl je de complexe, hoogwaardige automatiseringen bij UiPath houdt.

Als je een MKB’er bent die net begint met automatiseren, is het advies om niet direct voor UiPath te kiezen. De leercurve en de verborgen kosten maken het minder geschikt voor kleinere organisaties. Begin met een tool die een gratis laag of een duidelijke prijs per maand biedt, zoals Zapier of Make. Je kunt daar eenvoudige automatiseringen opzetten, zoals het synchroniseren van CRM-gegevens met je e-mailmarketingtool. Pas als je processen complexer worden en je schaal nodig hebt, kun je overwegen om naar UiPath te kijken. De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar een gefaseerde aanpak met een transparante tool is vaak verstandiger.

Bron: Zapier