UiPath-prijzen zijn niet transparant. Je kunt de website bekijken, maar een helder prijsoverzicht vind je niet. Wat je wel vindt, zijn termen als ‘attended bots’, ‘action center limits’ en ‘AI consumption units’. Wil je weten wat het kost, dan moet je een salescall inplannen. Voor een MKB’er die snel wil inschatten of automatisering haalbaar is, is dat een drempel. Dit artikel helpt je om zonder gesprek een realistische schatting te maken.

Wat er aan de hand is

UiPath is een van de grootste spelers op het gebied van robotic process automation (RPA). Het bedrijf richt zich traditioneel op grote organisaties, maar probeert met flexibelere licentiemodellen ook het MKB te bereiken. Toch blijft de prijsstructuur ondoorzichtig. Op de website staan geen vaste prijzen. In plaats daarvan werken ze met een combinatie van licenties voor ‘attended bots’ (een mens stuurt de bot aan), ‘unattended bots’ (de bot draait zelfstandig), en verbruikseenheden voor AI-functionaliteiten. Voor een klein bedrijf is het lastig om vooraf in te schatten wat de totale kosten zijn. Dit is geen uniek probleem: ook concurrenten als Automation Anywhere en Microsoft Power Automate hanteren complexe modellen. Het verschil is dat UiPath minder geschikt is voor eenvoudige, losstaande taken en meer voor grootschalige, gestandaardiseerde processen.

Wat dit betekent

Voor Nederlandse MKB’ers betekent dit dat UiPath alleen interessant is als je meerdere processen wilt automatiseren die veel herhaling kennen, zoals factuurverwerking, data-entry of rapportage. De instapkosten zijn relatief hoog. Een enkele unattended bot kan al snel duizenden euro’s per jaar kosten, afhankelijk van het aantal acties en AI-gebruik. Daar komt bij dat je vaak een implementatiepartner nodig hebt, wat de kosten verder opdrijft. Als je maar één of twee processen wilt automatiseren, ben je waarschijnlijk goedkoper uit met een eenvoudiger tool zoals Zapier of Make. UiPath is pas rendabel als je een team hebt dat structureel tijd bespaart door automatisering.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een administratiekantoor runt en facturen automatisch wilt verwerken. Je zou kunnen beginnen met een schatting van het aantal facturen per maand. UiPath rekent met ‘AI consumption units’ voor OCR en gegevensherkenning. Een realistische inschatting: voor 500 facturen per maand betaal je al snel € 1.500 tot € 2.500 per jaar aan AI-verbruik, plus een licentiekosten voor een unattended bot van ongeveer € 5.000 per jaar. Tel daar eenmalige implementatiekosten bij van € 3.000 tot € 5.000. Overweeg om eerst een proof of concept te draaien met een tool als Microsoft Power Automate, dat vaak voordeliger is voor kleinere volumes.

Als je een logistiek bedrijf hebt en ordergegevens wilt synchroniseren tussen systemen. UiPath kan hier goed werken, maar de kosten lopen snel op als je meerdere bots tegelijk wilt laten draaien. Een mogelijkheid is om te beginnen met één unattended bot die ’s nachts draait. De jaarlicentie voor een unattended bot begint rond de € 8.000, exclusief AI-verbruik. Je zou kunnen overwegen om eerst te testen met een ‘attended bot’ (ongeveer € 1.500 per jaar per gebruiker) om te zien of het proces stabiel is, voordat je investeert in een volledig geautomatiseerde oplossing.

Als je een marketingbureau runt en rapportages automatisch wilt genereren. Dit is een typisch proces dat je met eenvoudigere tools kunt oplossen. UiPath is overkill voor het ophalen van data uit Google Analytics en het vullen van een Excel-sheet. Een optie is om te kijken naar Zapier of Make, die voor een fractie van de prijs (vaak € 20 tot € 100 per maand) hetzelfde kunnen doen. Als je toch voor UiPath kiest, reken dan op een minimale investering van € 5.000 per jaar voor een basisconfiguratie.

Als je een HR-afdeling hebt en sollicitatiegegevens wilt verwerken. UiPath kan CV’s scannen en gegevens in een ATS zetten. De kosten hangen af van het aantal CV’s. Voor 100 CV’s per maand is het AI-verbruik beperkt, maar de botlicentie blijft hetzelfde. Een realistische schatting is € 6.000 tot € 8.000 per jaar. Overweeg om eerst een gratis proefversie aan te vragen, maar wees voorbereid op een salesgesprek. Vraag tijdens dat gesprek specifiek naar een prijsindicatie voor jouw volume, zonder dat je direct hoeft te tekenen.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie. Als je twijfelt of UiPath de juiste keuze is, begin dan met een eenvoudigere tool voor een paar processen. Pas als je merkt dat je tegen limieten aanloopt, is het zinvol om de stap naar UiPath te maken.

Bron: Zapier (https://zapier.com/blog/uipath-pricing)