Het antwoord is dat UiPath-pricing draait om drie hoofdkostenposten die niet op de homepage staan: attended bots, unattended bots en AI-consumptie-eenheden. De truc is dat je voor een realistische begroting niet alleen naar licenties kijkt, maar ook naar hoe vaak een bot draait en of er een mens naast staat.

Wat er aan de hand is

UiPath, een van de grootste spelers op het gebied van robotic process automation (RPA), heeft een prijsmodel dat op het eerste gezicht eenvoudig lijkt, maar snel complex wordt. Op de website vind je een overzicht van licenties per bottype, maar de details over attended bots, action center-limieten en AI-consumptie-eenheden zijn grotendeels verborgen. Wie een heldere prijs wil, moet vaak een salescall inplannen. Volgens Zapier, dat de prijsstructuur onderzocht, is het model opgebouwd uit een basislicentie per bot, aangevuld met verbruikseenheden voor AI-functionaliteiten en limieten op het aantal acties dat een bot mag uitvoeren. Dit maakt het lastig om vooraf een nauwkeurige begroting te maken, vooral voor kleinere bedrijven die niet dagelijks met enterprise-licenties werken.

Wat dit betekent

Voor Nederlandse ondernemers betekent dit dat de kosten van UiPath snel kunnen oplopen als je niet oplet. Stel dat je een eenvoudig proces automatiseert, zoals het verwerken van facturen. Je denkt aan één unattended bot die ’s nachts draait. Maar als je ook een attended bot nodig hebt die een medewerker ondersteunt tijdens het werk, betaal je een aparte, vaak hogere licentie. Daarnaast rekenen AI-consumptie-eenheden per documentverwerking of API-aanroep. Voor een MKB met een paar honderd facturen per maand kan dat een onverwachte kostenpost zijn. De impact is het grootst in sectoren zoals administratie, logistiek en klantenservice, waar automatisering vaak draait om menselijke tussenkomst en variabele volumes.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een administratiekantoor runt met een paar medewerkers, overweeg om eerst een helder overzicht te maken van welke processen je wilt automatiseren. Maak onderscheid tussen processen die volledig autonoom kunnen draaien (unattended) en processen waarbij een medewerker de bot aanstuurt (attended). Een mogelijkheid is om te beginnen met een unattended bot voor nachtelijke taken, zoals het verwerken van inkomende facturen. Vraag bij de salescall expliciet naar de kosten per AI-consumptie-eenheid, want die kunnen per document verschillen. Je zou kunnen vragen om een proefperiode van een maand om het werkelijke verbruik te meten.

Als je een logistiek bedrijf hebt dat orderverwerking wil stroomlijnen, is het verstandig om de limieten van het action center te checken. Dit is het dashboard waar medewerkers uitzonderingen kunnen afhandelen die de bot niet aankan. Per licentie zit er een maximum aan het aantal acties dat een bot mag uitvoeren voordat je extra moet betalen. Een optie is om een schatting te maken van het aantal uitzonderingen per dag, bijvoorbeeld 5 procent van de orders, en dat te vergelijken met de standaardlimiet. Overweeg om te onderhandelen over een bundel waarin attended bots en AI-consumptie zijn inbegrepen, in plaats van losse licenties.

Als je een team aanstuurt dat klantenservice automatiseert, let dan goed op het verschil tussen attended en unattended bots. Een attended bot kan een medewerker helpen door data uit meerdere systemen te halen tijdens een gesprek, maar die licentie is vaak duurder dan een unattended bot. Een suggestie is om te beginnen met unattended bots voor backoffice-taken, zoals het bijwerken van klantgegevens, en pas later attended bots toe te voegen als de winst duidelijk is. Vraag bij de leverancier of er een staffelkorting is voor meerdere attended bots, want dat kan de kosten per bot drukken.

Als je een klein team hebt en twijfelt of UiPath de juiste keuze is, overweeg dan om de prijsstructuur te vergelijken met alternatieven zoals Microsoft Power Automate of Make. UiPath is krachtig, maar de verborgen kosten kunnen het voor kleine volumes onvoordelig maken. Een praktische stap is om een spreadsheet te maken met geschatte volumes per proces, het aantal benodigde boturen en het verwachte AI-verbruik. Gebruik dat als basis voor een gesprek met een UiPath-partner, maar vraag altijd om een gedetailleerde offerte waarin attended bots, AI-consumptie en action center-limieten apart zijn gespecificeerd.

Bron: Zapier