UiPath-prijzen zijn berucht ondoorzichtig. Waar de meeste software een prijskaartje op de website toont, moet je bij UiPath door een doolhof van licentiemodellen, AI-consumptie-eenheden en verborgen kosten. Voor een gemiddeld MKB-bedrijf dat wil beginnen met robotprocesautomatisering (RPA) is het lastig om in drie minuten een helder beeld te krijgen. Dit artikel ontrafelt de prijsstructuur, benoemt de valkuilen en geeft een eenvoudige rekensom.

Wat er aan de hand is

UiPath, een van de grootste spelers op de RPA-markt, hanteert een gelaagd prijsmodel dat niet eenvoudig op de website staat. Volgens Zapier zijn de prijzen grotendeels verborgen en moet je voor een offerte vaak een salesgesprek voeren. Het model bestaat uit meerdere componenten: attended bots (die samenwerken met een menselijke gebruiker), unattended bots (die zelfstandig draaien), Action Center-limieten en AI-consumptie-eenheden. Dit maakt het voor een MKB-bedrijf zonder speciale inkoopafdeling een uitdaging om een realistische begroting te maken. De trend is dat leveranciers zoals UiPath steeds meer overstappen op consumptiegebaseerde modellen, waarbij je betaalt voor daadwerkelijk gebruik, maar de eenheden en limieten zijn vaak onduidelijk.

Wat dit betekent

Voor een MKB-bedrijf dat automatisering overweegt, betekent dit dat de kosten snel kunnen oplopen als je niet precies weet waar je naar kijkt. Stel, je wilt een simpele taak automatiseren, zoals het verwerken van facturen of het bijwerken van klantgegevens. Zonder inzicht in de licentiemodellen loop je het risico dat je een dure unattended bot aanschaft terwijl een attended bot volstaat, of dat je onverwacht extra kosten krijgt voor AI-consumptie of Action Center-gebruik. De impact is dat een project dat op papier rendabel leek, in de praktijk duurder uitvalt. Vooral kleinere bedrijven zonder ervaring met RPA-licenties kunnen hierdoor worden afgeschrikt of verkeerde keuzes maken.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein administratief team aanstuurt en een eenvoudig proces wilt automatiseren, zoals het overzetten van data tussen systemen. Overweeg om te starten met een attended bot. Deze werkt samen met een medewerker en is doorgaans goedkoper dan een unattended bot die volledig zelfstandig draait. Je zou kunnen vragen bij UiPath of een attended bot-licentie volstaat voor jouw use case. Houd er rekening mee dat attended bots vaak een limiet hebben aan het aantal acties of de duur van de sessie, dus check of jouw proces daarbinnen past.

Als je een proces wilt automatiseren dat ’s nachts of zonder toezicht moet draaien, zoals het genereren van rapporten of het synchroniseren van databases. Dan heb je waarschijnlijk een unattended bot nodig. Dit is duurder, maar biedt meer flexibiliteit. Een mogelijkheid is om te onderhandelen over een bundel met een vast aantal uren per maand, in plaats van onbeperkt gebruik. Vraag naar de prijs per bot per maand en of er een minimumafname is. Wees alert op verborgen kosten voor AI-consumptie als je proces gebruikmaakt van UiPath’s AI-functionaliteiten.

Als je een team van meerdere medewerkers hebt die elk een bot nodig hebben voor hun taken. Dan kun je denken aan een enterprise-licentie of een gebruikersgebaseerd model. Overweeg om eerst een pilot te draaien met één of twee bots om het werkelijke verbruik te meten. Je zou kunnen vragen naar een proefperiode of een proof-of-concept zonder directe kosten. Houd in je budget rekening met een marge van 20-30% voor onvoorziene consumptie-eenheden, zoals Action Center-taken of AI-verwerking.

Als je een eenmalige rekensom wilt maken voor een gemiddeld MKB-bedrijf. Stel dat je één unattended bot nodig hebt voor 40 uur per maand. Volgens gangbare schattingen (niet officieel bevestigd door UiPath) kan dit tussen de 500 en 1500 euro per maand kosten, afhankelijk van de module en eventuele AI-toeslagen. Tel daar 100-300 euro bij voor een attended bot voor een medewerker die de bot aanstuurt. Een realistische begroting voor een kleine implementatie is dan 1000 tot 2000 euro per maand. Maar dit is een indicatie; de praktische toepassing hangt af van jouw situatie. Vraag altijd een gedetailleerde offerte aan en laat je niet verleiden tot een standaardpakket zonder dat je weet wat erin zit.

Bron: Zapier