UiPath-prijzen zijn berucht ondoorzichtig. Wat begint als een eenvoudige vraag naar licentiekosten, eindigt vaak in een doolhof van attended bots, action center-limieten en AI-consumptie-eenheden. Voor MKB’ers die automatisering willen inzetten, is het krijgen van een helder overzicht zonder een verplicht salesgesprek een uitdaging op zich. Dit artikel helpt je de structuur te begrijpen, verborgen kosten te herkennen en een offerte te krijgen zonder in valkuilen te trappen.

Wat er aan de hand is

UiPath, een van de grootste spelers op het gebied van robotic process automation (RPA), hanteert een prijsmodel dat volgens Zapier vooral is ingericht op enterprise-klanten. De website toont geen vaste prijzen; je moet een salesgesprek aanvragen om een indicatie te krijgen. De kosten bestaan uit meerdere componenten: licenties voor attended bots (die met een mens samenwerken), unattended bots (die volledig autonoom draaien), en AI-consumptie-eenheden voor geavanceerde functies zoals documentverwerking. Daarnaast zijn er limieten aan het aantal acties dat een bot kan uitvoeren en aan het gebruik van de Action Center, waar menselijke goedkeuring wordt gevraagd. Dit maakt het voor een klein bedrijf lastig om vooraf een realistische inschatting te maken van de totale kosten.

Wat dit betekent

Voor Nederlandse MKB’ers betekent dit dat UiPath vaak duurder uitvalt dan op het eerste gezicht lijkt. De verborgen kosten zitten vooral in de schaalbaarheid: een unattended bot kan duizenden euro’s per jaar kosten, en als je meerdere processen wilt automatiseren, lopen de licentiekosten snel op. Ook de AI-consumptie-eenheden zijn variabel; hoe meer documenten of data je verwerkt, hoe hoger de maandelijkse rekening. Daarnaast is er een risico op vendor lock-in: eenmaal geïnvesteerd in UiPath’s platform, is overstappen naar een andere aanbieder kostbaar en tijdrovend. Voor bedrijven met eenvoudige automatiseringstaken zijn er vaak goedkopere alternatieven, zoals Zapier of Make, die een transparanter prijsmodel hanteren.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team hebt en eenvoudige processen wilt automatiseren. Overweeg om eerst een proof of concept te draaien met een goedkoper alternatief zoals Zapier of Make. Deze tools hebben vaste maandprijzen en geen verborgen kosten. Als UiPath toch de voorkeur heeft, vraag dan een offerte aan met een duidelijke specificatie van het aantal unattended bots, de verwachte AI-consumptie en de looptijd van het contract. Laat de salesmedewerker deze punten schriftelijk bevestigen.

Als je een offerte aanvraagt bij UiPath. Bereid je voor op een salesgesprek. Stel van tevoren een lijst met vragen op: wat kost een unattended bot per jaar, zijn er limieten aan het aantal acties per bot, wat zijn de kosten voor AI-consumptie-eenheden, en is er een minimumcontractduur? Vraag ook naar eventuele implementatiekosten en of er een gratis proefperiode is. Laat je niet verleiden tot een langlopend contract zonder dat je de werkelijke kosten kent.

Als je al een UiPath-licentie hebt en de kosten wilt verlagen. Analyseer je huidige gebruik. Draaien er bots die weinig worden gebruikt? Overweeg om unattended bots om te zetten naar attended bots als een menselijke medewerker de taak kan begeleiden. Beperk het gebruik van AI-consumptie-eenheden door alleen de meest kritieke documenten te verwerken. Vraag je accountmanager om een herziening van het contract, zeker als je minder gebruikt dan waarvoor je betaalt.

Als je twijfelt tussen UiPath en een andere RPA-aanbieder. Maak een vergelijking op basis van totale kosten over twee jaar, inclusief licenties, implementatie, training en onderhoud. Kijk ook naar de flexibiliteit: kun je eenvoudig opschalen of afschalen zonder boetes? Voor MKB’ers met minder dan 50 medewerkers zijn oplossingen als Microsoft Power Automate of Nintex vaak voordeliger en eenvoudiger te beheren.

Bron: Zapier