Het antwoord op de vraag hoe je als ondernemer grip houdt op AI-uitgaven zonder verrassingen: OpenAI heeft nieuwe functies gelanceerd voor ChatGPT Enterprise waarmee je precies kunt zien wie in je organisatie AI gebruikt, hoeveel dat kost en waar je limieten kunt instellen om budgetoverschrijdingen te voorkomen.

Wat er aan de hand is

OpenAI heeft twee nieuwe functionaliteiten aangekondigd voor ChatGPT Enterprise: verbeterde gebruiksanalyses en bijgewerkte uitgavenlimieten. De gebruiksanalyses geven organisaties inzicht in hoe medewerkers ChatGPT inzetten, welke afdelingen de meeste tokens verbruiken en waar de kosten zich ophopen. De spend controls stellen beheerders in staat om per team of gebruiker maximale uitgaven in te stellen, zodat onverwachte pieken worden voorkomen. Volgens OpenAI helpt dit bedrijven om AI op schaal in te zetten met vertrouwen in de kostenbeheersing. De aankondiging past in een bredere trend waarbij AI-leveranciers steeds meer tools bieden voor enterprise-klanten om grip te houden op de groeiende uitgaven aan AI-diensten.

Wat dit betekent

Voor Nederlandse MKB-bedrijven die ChatGPT Enterprise overwegen of al gebruiken, betekent dit dat de onvoorspelbaarheid van AI-kosten afneemt. Waar voorheen een medewerker ongemerkt duizenden euro’s aan tokens kon verbruiken, kunnen beheerders nu per gebruiker of team een maandbudget instellen. Ook het inzicht in gebruikspatronen helpt: je ziet welke afdelingen de meeste waarde uit AI halen en waar mogelijk onnodige uitgaven zitten. Dit is vooral relevant voor bedrijven met meerdere gebruikers, zoals marketingbureaus, softwareontwikkelaars of consultancyfirma’s, waar AI intensief wordt ingezet. De functies maken het eenvoudiger om AI-uitgaven te verantwoorden binnen de organisatie en te voorkomen dat de maandelijkse factuur onaangename verrassingen bevat.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een team van vijf tot vijftig medewerkers hebt die ChatGPT Enterprise gebruiken, kun je overwegen om per afdeling een maandbudget in te stellen. Stel bijvoorbeeld een limiet van 500 euro per maand voor de marketingafdeling en 300 euro voor de klantenservice. Zo voorkom je dat één team onbedoeld het hele budget opsoupeert. Je zou ook kunnen beginnen met een proefperiode waarin je alleen de analyses activeert, zonder limieten, om eerst inzicht te krijgen in het werkelijke gebruik.

Als je als financieel directeur of controller verantwoordelijk bent voor de IT-kosten, kun je de nieuwe gebruiksanalyses gebruiken om maandelijkse rapportages te maken. Door te zien welke medewerkers de meeste tokens verbruiken, kun je gericht training aanbieden aan gebruikers die inefficiënt werken. Een mogelijkheid is om een drempelwaarde in te stellen: zodra een gebruiker 80 procent van zijn of haar budget heeft bereikt, ontvang je een melding. Zo kun je tijdig bijsturen zonder dat iemand plotseling wordt geblokkeerd.

Als je een consultancybureau runt waarbij uurtarieven worden doorberekend aan klanten, kun je de analyses gebruiken om te bepalen of AI-gebruik binnen een project binnen de begroting blijft. Stel per project een apart budget in en controleer wekelijks of de kosten in lijn liggen met de verwachting. Overweeg om voor grotere projecten een aparte ChatGPT Enterprise-licentie aan te maken, zodat de kosten direct aan het project kunnen worden toegerekend.

Als je een SaaS-bedrijf bent dat AI inzet voor productontwikkeling, kun je de spend controls gebruiken om ontwikkelteams een vast maandbudget te geven voor experimenten. Zo stimuleer je innovatie zonder dat de kosten uit de hand lopen. Een optie is om een basisbudget in te stellen voor alle ontwikkelaars, met een mogelijkheid om extra budget aan te vragen voor specifieke projecten. Dit houdt de kosten voorspelbaar terwijl teams toch de vrijheid hebben om te experimenteren.

Als je een klein bedrijf bent met slechts een paar gebruikers, kun je de functies gebruiken om te voorkomen dat één persoon per ongeluk een grote rekening genereert. Stel een persoonlijke limiet in van bijvoorbeeld 100 euro per maand per gebruiker. Je zou ook kunnen overwegen om alleen de analyses te activeren en pas later limieten in te stellen, nadat je een maand hebt gezien wat het normale gebruik is. Zo voorkom je dat je onbedoeld te streng wordt en medewerkers belemmert in hun werk.

Bron: OpenAI