OpenAI heeft nieuwe beheerfuncties aan ChatGPT Enterprise toegevoegd waarmee organisaties het AI-gebruik van hun medewerkers kunnen volgen en de kosten onder controle kunnen houden. Dit betekent dat je als ondernemer niet langer blind hoeft te vertrouwen op een openstaande rekening, maar dat je zelf kunt bepalen wie wat mag doen en hoeveel dat mag kosten.

Wat er aan de hand is

OpenAI introduceert twee nieuwe functionaliteiten voor ChatGPT Enterprise: verbeterde gebruiksanalyses en uitgebreide uitgavenlimieten. De gebruiksanalyses geven inzicht in hoe actief medewerkers ChatGPT gebruiken, welke afdelingen de meeste queries doen en of er sprake is van ongebruikelijke pieken. De uitgavenlimieten stellen beheerders in staat om per team of per gebruiker een maximumbudget in te stellen. Dit is een directe reactie op de groeiende vraag van bedrijven die AI willen inzetten, maar bang zijn voor onverwachte kosten. Waar voorheen alleen een totaaloverzicht beschikbaar was, kunnen organisaties nu op detailniveau sturen.

Wat dit betekent

Voor het MKB is dit een belangrijke stap. Tot nu toe was het beheren van AI-kosten vaak een kwestie van achteraf afrekenen. Je kreeg een factuur en hoopte dat het binnen de begroting viel. Met deze nieuwe tools kun je vooraf grenzen stellen en tussentijds bijsturen. Dit verlaagt de drempel om AI op grotere schaal in te zetten, omdat het financiële risico beter beheersbaar wordt. Vooral bedrijven zonder speciale IT-afdeling profiteren: de interface is ontworpen voor niet-technische beheerders. Het betekent ook dat je medewerkers meer vrijheid kunt geven om AI te gebruiken, zonder dat je bang hoeft te zijn voor een torenhoge rekening.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team van vijf tot tien medewerkers hebt, kun je overwegen om per persoon een maandbudget in te stellen. Stel een limiet in die past bij de rol: een marketeer die dagelijks teksten genereert heeft een hoger budget nodig dan een boekhouder die af en toe een samenvatting vraagt. Je kunt de analysefunctie gebruiken om te zien wie zijn budget structureel overschrijdt en vervolgens het limiet aanpassen of een gesprek aangaan over efficiënter gebruik.

Als je een bedrijf runt met meerdere afdelingen, zoals verkoop, klantenservice en productontwikkeling, kun je per team een apart budget instellen. De verkoopafdeling heeft misschien een hoger budget nodig voor het genereren van offertes en het analyseren van klantdata, terwijl de klantenservice vooral standaardantwoorden opvraagt. Door de gebruiksanalyses per afdeling te bekijken, zie je direct waar de meeste kosten worden gemaakt en of die in verhouding staan tot de opbrengsten.

Als je als ondernemer zelf de enige gebruiker bent, zijn de nieuwe tools misschien minder relevant, maar je kunt de analysefunctie wel gebruiken om je eigen gebruik te optimaliseren. Kijk bijvoorbeeld op welke momenten van de dag je de meeste queries doet en of je taken kunt bundelen om efficiënter te werken. Ook kun je controleren of je onbedoeld dure functies gebruikt, zoals het verwerken van grote documenten, terwijl een eenvoudigere query ook volstaat.

Als je een consultancy- of dienstverlenend bedrijf hebt, kun je de uitgavenlimieten gebruiken om per project of per klant een apart budget in te stellen. Zo voorkom je dat een groot project ongemerkt alle AI-kosten opslokt. De gebruiksanalyses helpen je bovendien om aan klanten te rapporteren hoeveel AI er is ingezet voor hun project, wat transparantie en vertrouwen vergroot.

Bron: OpenAI