OpenAI heeft nieuwe functies gelanceerd voor ChatGPT Enterprise waarmee organisaties hun AI-uitgaven beter kunnen beheren en onbeheerd gebruik kunnen voorkomen. Met de update krijgen beheerders inzicht in wie, wanneer en waarvoor AI wordt ingezet, en kunnen ze per team of afdeling limieten instellen.

Wat er aan de hand is

OpenAI heeft twee nieuwe functionaliteiten toegevoegd aan ChatGPT Enterprise: verbeterde gebruiksanalyses en uitgebreide uitgavencontroles. De gebruiksanalyses geven beheerders een dashboard met data over het aantal actieve gebruikers, het aantal gesprekken en de verdeling van het gebruik over de organisatie. De uitgavencontroles stellen beheerders in staat om per team of afdeling een maximumbudget in te stellen, zodat onverwachte pieken in het gebruik worden voorkomen. Volgens OpenAI is de update een direct antwoord op feedback van klanten die meer grip wilden op hun AI-kosten, nu het gebruik van de tool in organisaties snel toeneemt.

Wat dit betekent

Voor Nederlandse MKB-bedrijven die ChatGPT Enterprise gebruiken of overwegen te gebruiken, betekent dit dat ze niet langer blind hoeven te varen op een maandelijkse factuur. Waar voorheen het risico bestond dat medewerkers onbeperkt gebruik maakten van de AI-tool, kunnen beheerders nu per team een budget instellen. Dit is vooral relevant voor bedrijven waar meerdere afdelingen de tool gebruiken, zoals marketing, sales en klantenservice. De nieuwe analyses maken ook zichtbaar of de investering in AI zich vertaalt in daadwerkelijk gebruik, en of bepaalde teams onderbenut blijven. Voor een MKB-bedrijf met bijvoorbeeld vijftig medewerkers kan dit het verschil betekenen tussen een voorspelbare maandelijkse kostenpost en een onverwachte overschrijding.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een team aanstuurt dat ChatGPT Enterprise gebruikt, kun je de nieuwe budgetlimieten gebruiken om per afdeling een maximum in te stellen. Stel bijvoorbeeld een maandbudget in voor de marketingafdeling en een apart budget voor de klantenservice. Zo voorkom je dat een team dat veel experimenteert de totale kosten opdrijft, terwijl een ander team nog moet wennen aan de tool. Je zou kunnen overwegen om het budget per kwartaal te evalueren en aan te passen op basis van het daadwerkelijke gebruik.

Als je verantwoordelijk bent voor de IT of financiën in een MKB-bedrijf, kun je de gebruiksanalyses gebruiken om te bepalen of de AI-investering rendeert. Het dashboard laat zien hoeveel actieve gebruikers er zijn en hoe vaak de tool wordt ingezet. Een optie is om dit maandelijks te bekijken en te vergelijken met de doelstellingen die je vooraf hebt gesteld. Als blijkt dat een team de tool nauwelijks gebruikt, kun je overwegen om extra training aan te bieden of het budget te herverdelen.

Als je een consultant of adviseur bent die MKB-bedrijven begeleidt bij AI-implementatie, kun je deze functies gebruiken om klanten te helpen een kostenbeheersingsplan op te stellen. Je zou kunnen voorstellen om eerst een pilot te draaien met één team, de analyses te bekijken en op basis daarvan een bedrijfsbrede uitrol te plannen. De mogelijkheid om per team limieten in te stellen maakt het eenvoudiger om de implementatie stapsgewijs te laten verlopen zonder dat de kosten uit de hand lopen.

Als je een ondernemer bent die overweegt ChatGPT Enterprise in te zetten, kun je de nieuwe controles gebruiken om de stap te zetten zonder angst voor onverwachte kosten. Stel een totaalbudget in voor de hele organisatie en verdeel dat over de teams die je wilt laten starten. Een mogelijkheid is om te beginnen met een klein budget voor een paar medewerkers, de analyses na een maand te bekijken en dan te beslissen of je opschaalt.

Bron: OpenAI