OpenAI heeft nieuwe functies gelanceerd voor ChatGPT Enterprise waarmee bedrijven hun AI-uitgaven beter kunnen beheren. De update voegt gedetailleerde gebruiksanalyses en verbeterde uitgavencontroles toe, zodat organisaties onverwachte kosten kunnen voorkomen en hun AI-gebruik veilig kunnen opschalen.

Wat er aan de hand is

OpenAI heeft twee nieuwe functionaliteiten aangekondigd voor ChatGPT Enterprise: uitgebreide gebruiksanalyses en bijgewerkte uitgavencontroles. De gebruiksanalyses geven inzicht in hoe medewerkers ChatGPT inzetten, met data over aantal gesprekken, gebruikte modellen en piekmomenten. De uitgavencontroles stellen beheerders in staat om limieten in te stellen per team of afdeling, en om meldingen te ontvangen bij overschrijdingen. Deze aankondiging volgt op de groeiende vraag van zakelijke klanten naar meer transparantie en controle, nu AI-tools steeds vaker worden ingezet in dagelijkse werkprocessen. Waar eerder vooral grote ondernemingen profiteerden van dergelijke functies, lijkt OpenAI nu ook het midden- en kleinbedrijf te bedienen met schaalbare opties.

Wat dit betekent

Voor MKB-bedrijven betekent deze update dat ze AI-kosten niet langer op de bonnefooi hoeven te beheren. Zonder deze controles konden medewerkers ongemerkt grote hoeveelheden data verwerken of dure modellen inzetten, wat leidde tot onverwachte facturen. Met de nieuwe analyses zien beheerders precies wie wat gebruikt, en met de uitgavenlimieten kunnen ze budgetten per team vastzetten. Dit is vooral relevant voor bedrijven die AI willen uitrollen zonder dat de kosten uit de hand lopen. De functies maken het mogelijk om AI-gebruik te schalen zonder dat de financiële afdeling achteraf moet bijsturen.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team hebt dat ChatGPT Enterprise gebruikt, kun je de nieuwe gebruiksanalyses inzetten om te zien welke afdelingen de tool het meest gebruiken. Je zou kunnen beginnen met het instellen van een maandelijkse melding bij een bepaalde drempelwaarde, zodat je tijdig kunt bijsturen. Overweeg om de data te bespreken in het eerstvolgende teamoverleg, zodat iedereen bewust wordt van het gebruik.

Als je meerdere afdelingen of projecten beheert, bieden de uitgavencontroles de mogelijkheid om per team een apart budget in te stellen. Je zou kunnen overwegen om voor de marketingafdeling een hogere limiet in te stellen dan voor administratie, afhankelijk van de behoefte. Een optie is om maandelijks de rapporten te bekijken en de limieten bij te stellen op basis van daadwerkelijk gebruik.

Als je AI wilt uitrollen naar nieuwe medewerkers, kun je de controles gebruiken om het risico op onverwachte kosten te minimaliseren. Stel eerst een ruime maar duidelijke limiet in voor de pilotgroep, en verhoog die pas als je ziet dat het gebruik binnen de perken blijft. Overweeg om een korte instructie te geven over de kosten van verschillende modellen, zodat medewerkers bewust kiezen.

Als je financiële verantwoording moet afleggen aan een directie of investeerder, geven de analyses je harde cijfers over de ROI van AI. Je zou kunnen rapporteren hoeveel gesprekken er zijn gevoerd, welk model het meest is gebruikt en of de uitgaven binnen het budget blijven. Een mogelijkheid is om deze data te koppelen aan productiviteitsmetingen, zodat je de waarde van AI kunt aantonen.

Bron: OpenAI (https://openai.com/index/chatgpt-enterprise-spend-controls)