OpenAI heeft nieuwe functies gelanceerd voor ChatGPT Enterprise waarmee organisaties hun AI-uitgaven beter kunnen beheersen. Met budgetlimieten en gedetailleerde gebruiksanalyses krijgen bedrijven meer grip op wie AI gebruikt, hoeveel het kost en waar ze kunnen besparen.

Wat er aan de hand is

OpenAI introduceert twee nieuwe functionaliteiten voor ChatGPT Enterprise-accounts: spend controls en usage analytics. Met spend controls kunnen beheerders maandelijkse budgetlimieten instellen voor individuele gebruikers of teams. Overschrijdt een gebruiker het budget, dan wordt de toegang tot ChatGPT Enterprise automatisch beperkt tot de volgende factuurperiode. De usage analytics geven inzicht in gebruikspatronen per afdeling, gebruiker en type interactie. Denk aan het aantal gesprekken, de duur ervan en de gebruikte modellen. Deze data is beschikbaar in een dashboard binnen de admin console. De functies zijn per direct beschikbaar voor alle ChatGPT Enterprise-klanten, volgens OpenAI.

Wat dit betekent

Voor MKB-bedrijven betekent dit dat AI-kosten niet langer een black box zijn. Waar voorheen alleen een totaalbedrag op de factuur stond, kunnen ondernemers nu per medewerker of team zien hoeveel er wordt gebruikt. Dat maakt het mogelijk om budgetten te alloceren, onverwachte pieken te signaleren en gebruikers die te veel verbruiken bij te sturen. Vooral in organisaties waar ChatGPT Enterprise breed wordt ingezet, bijvoorbeeld voor klantenservice, contentcreatie of data-analyse, kan dit leiden tot aanzienlijke besparingen. Het voorkomt dat een paar enthousiaste gebruikers onbedoeld het maandbudget opeten. Ook biedt het mogelijkheden om AI-gebruik te koppelen aan afdelingsbudgetten, zoals marketing of sales.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team aanstuurt dat ChatGPT Enterprise gebruikt voor dagelijkse taken, kun je per medewerker een maandbudget instellen dat past bij hun rol. Een marketeer die wekelijks tientallen teksten genereert, heeft een ander budget nodig dan een boekhouder die af en toe een samenvatting vraagt. Overweeg om een proefperiode van een maand in te stellen zonder limieten, zodat je een basislijn hebt. Daarna kun je op basis van de usage analytics realistische budgetten bepalen. Je zou kunnen beginnen met een standaardbudget van bijvoorbeeld 50 euro per maand per gebruiker en dat later bijstellen op basis van de data.

Als je een grotere organisatie runt met meerdere afdelingen, kun je budgetlimieten koppelen aan afdelingen of projecten. Stel een apart budget in voor de klantenservice, zodat die niet wordt opgesoupeerd door de R&D-afdeling. De usage analytics helpen je om te zien welke afdelingen het meest gebruikmaken van dure functies, zoals lange gesprekken of complexe modellen. Een mogelijkheid is om maandelijks een overzicht te delen met afdelingshoofden, zodat zij zelf kunnen sturen op efficiënter gebruik. Zo creëer je eigenaarschap en voorkom je dat AI-kosten ongemerkt oplopen.

Als je AI inzet voor klantgerichte processen, zoals chatbots of gepersonaliseerde e-mails, kun je de analytics gebruiken om te meten of de inzet rendeert. Vergelijk het aantal gebruikerssessies met de klanttevredenheid of het aantal opgeloste vragen. Als je ziet dat een bepaalde gebruiker of afdeling veel meer verbruikt dan gemiddeld, kun je onderzoeken of dat komt door inefficiënt gebruik of door een hogere werklast. Overweeg om een wekelijkse check in te plannen van het dashboard, zodat je snel kunt bijsturen. Je zou kunnen afspreken dat gebruikers bij overschrijding van hun budget een melding krijgen, zodat ze zelf kunnen kiezen of ze hun gebruik aanpassen of een hoger budget aanvragen.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de nieuwe functies geven je in ieder geval de tools om AI-uitgaven transparant en beheersbaar te maken.

Bron: OpenAI (https://openai.com/index/chatgpt-enterprise-spend-controls)