Het antwoord: OpenAI heeft nieuwe functies gelanceerd voor ChatGPT Enterprise waarmee bedrijven hun AI-uitgaven beter kunnen beheren en inzicht krijgen in hoe medewerkers de tool gebruiken. Voor Nederlandse MKB-bedrijven betekent dit dat ze grip kunnen houden op de kosten van AI-gebruik, zonder dat onbeheerd gebruik de rekening onverwacht laat oplopen.

Wat er aan de hand is

OpenAI heeft twee nieuwe functionaliteiten aangekondigd voor ChatGPT Enterprise: verbeterde gebruiksanalyses en uitgebreide uitgavencontroles. Met de nieuwe analytics kunnen organisaties per afdeling, team of gebruiker zien wie ChatGPT gebruikt, hoe vaak en voor welke doeleinden. De spend controls stellen beheerders in staat om budgetplafonds in te stellen, meldingen te krijgen bij overschrijdingen en gebruik te beperken tot specifieke uren of functies. Deze aankondiging volgt op de groeiende vraag van bedrijven naar meer controle over AI-uitgaven, nu steeds meer medewerkers zelfstandig AI-tools inzetten zonder dat de organisatie overzicht heeft. Volgens OpenAI is dit een direct antwoord op feedback van klanten die aangaven dat onbeheerd gebruik leidde tot onverwachte kostenpieken.

Wat dit betekent

Voor Nederlandse MKB-bedrijven die ChatGPT Enterprise gebruiken of overwegen, verandert de situatie fundamenteel. Waar AI-uitgaven voorheen vaak een black box waren, bieden de nieuwe tools transparantie. Dit is vooral relevant voor bedrijven met meerdere afdelingen of teams die elk hun eigen AI-behoeften hebben. Zonder deze controles kon een team onbedoeld het maandbudget opsouperen, met alle gevolgen van dien. Nu kunnen ondernemers per team een budget instellen en waarschuwingen krijgen zodra dat budget voor 80 procent is verbruikt. Ook is het mogelijk om gebruik buiten kantooruren te beperken, wat voor sommige sectoren een extra veiligheidslaag biedt. De impact is het grootst voor bedrijven waar AI-gebruik snel groeit, maar waar nog geen centrale sturing is.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een team aanstuurt dat veel met klantdata werkt, overweeg om per team een apart budget in te stellen voor ChatGPT Enterprise. Je zou kunnen beginnen met een proefperiode van een maand waarin je de analytics gebruikt om te zien welk team de meeste prompts verstuurt en voor welke taken. Stel daarna een realistisch maandbudget in, gebaseerd op die data. Een optie is om een melding in te stellen bij 70 procent verbruik, zodat je tijdig kunt bijsturen zonder dat het werk stokt.

Als je een klein bedrijf runt met vijf tot twintig medewerkers, kun je de nieuwe spend controls gebruiken om te voorkomen dat één medewerker onbedoeld het hele maandbudget verbruikt. Je zou kunnen overwegen om per gebruiker een daglimiet in te stellen, bijvoorbeeld voor taken als het genereren van marketingteksten of het samenvatten van documenten. Een mogelijkheid is om de analytics te gebruiken om te ontdekken welke afdelingen de meeste waarde uit ChatGPT halen, en daar het budget op af te stemmen.

Als je in de consultancy of dienstverlening werkt, waar uurtarieven en doorberekening van kosten gebruikelijk zijn, kun je de gebruiksanalyses inzetten om AI-gebruik per project te volgen. Je zou kunnen overwegen om per klant of project een aparte gebruiksrapportage te maken, zodat je de AI-kosten direct kunt doorberekenen. Een optie is om de spend controls te koppelen aan je facturatiesysteem, zodat je maandelijks een helder overzicht hebt van wie wat heeft gebruikt.

Als je een team van developers of data-analisten aanstuurt, die vaak intensief gebruik maken van ChatGPT voor codegeneratie of data-analyse, kun je de analytics gebruiken om te zien of de tool efficiënt wordt ingezet. Je zou kunnen overwegen om een wekelijkse rapportage in te stellen die laat zien hoeveel prompts er zijn verstuurd en voor welke doeleinden. Een mogelijkheid is om op basis van die data te bepalen of een specifiek team een eigen budget nodig heeft, of dat het huidige budget toereikend is.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de nieuwe tools geven je in ieder geval de controle die voorheen ontbrak.

Bron: OpenAI