OpenAI heeft nieuwe functies gelanceerd voor ChatGPT Enterprise waarmee organisaties hun AI-uitgaven beter kunnen beheren. Met budgetlimieten en gedetailleerde gebruiksanalyses krijgen bedrijven meer grip op wie wat gebruikt en wat dat kost.

Wat er aan de hand is

OpenAI introduceert twee nieuwe functionaliteiten voor ChatGPT Enterprise: spend controls en usage analytics. Met spend controls kunnen organisaties maandelijkse budgetlimieten instellen per afdeling, team of individu. Overschrijdingen worden automatisch geblokkeerd of gemeld. De usage analytics geven inzicht in gebruikspatronen: welke teams gebruiken de tool het meest, welke functies worden ingezet en waar pieken in het verbruik optreden. Volgens OpenAI helpen deze tools bedrijven om AI-gebruik te schalen zonder onverwachte kosten.

Wat dit betekent

Voor het MKB betekent dit dat AI-uitgaven niet langer een black box zijn. Waar voorheen alleen een totaalrekening zichtbaar was, kunnen ondernemers nu per team of project zien wat er wordt verbruikt. Dit maakt het mogelijk om budgetten te alloceren, ongebruikte licenties te herkennen en te voorkomen dat een klein team onbedoeld hoge kosten maakt. Vooral voor bedrijven die ChatGPT Enterprise inzetten voor meerdere afdelingen — zoals klantenservice, marketing en productontwikkeling — wordt kostenbeheer concreet en voorspelbaar.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team van vijf tot tien medewerkers hebt dat ChatGPT Enterprise gebruikt, kun je een maandbudget instellen dat past bij jullie gemiddelde gebruik. Begin met een limiet die 20 procent hoger ligt dan het huidige maandverbruik, zodat je ruimte hebt voor groei maar niet voor onverwachte pieken. Controleer na een maand de analytics om te zien of het budget realistisch is.

Als je meerdere afdelingen hebt die elk een eigen budget nodig hebben, overweeg om per afdeling een aparte limiet in te stellen. Marketing kan bijvoorbeeld een hoger budget krijgen voor contentcreatie, terwijl de financiële afdeling een lager budget heeft voor incidenteel gebruik. De usage analytics laten zien of de verdeling klopt.

Als je merkt dat sommige medewerkers de tool veel intensiever gebruiken dan anderen, kun je de analytics gebruiken om te bepalen of zij een andere licentie of een apart budget nodig hebben. Dit voorkomt dat één gebruiker het hele teambudget opsoupeert.

Als je eenmalig een groot project hebt, zoals een campagne of een productlancering, kun je tijdelijk een hoger budget instellen voor de duur van het project. Na afloop zet je de limiet weer terug. De analytics helpen je om de kosten van het project achteraf te evalueren.

Als je nog niet eerder budgetlimieten hebt gebruikt, begin dan met een proefperiode van twee weken waarin je alleen monitort zonder te blokkeren. Zo krijg je inzicht in het normale gebruik zonder dat medewerkers worden gehinderd. Daarna stel je een realistische limiet in op basis van die data.

Bron: OpenAI