OpenAI heeft nieuwe functies gelanceerd voor ChatGPT Enterprise waarmee organisaties grip krijgen op hun AI-uitgaven. Met de update kun je als bedrijf per team of afdeling budgetlimieten instellen en precies zien wie hoeveel verbruikt. Dit betekent dat je niet langer voor verrassingen komt te staan op de factuur.

Wat er aan de hand is

OpenAI voegt twee functionaliteiten toe aan ChatGPT Enterprise: spend controls en usage analytics. Met spend controls kunnen beheerders per gebruiker of afdeling een maximumbedrag instellen voor het gebruik van de AI-assistent. Zodra dat budget is bereikt, wordt het gebruik automatisch gepauzeerd. De usage analytics geven inzicht in wie, wanneer en waarvoor ChatGPT inzet. Denk aan overzichten van het aantal gesprekken, de gebruikte modellen en de totale kosten per team. Volgens OpenAI is dit een direct antwoord op de vraag van bedrijven die AI op grotere schaal willen inzetten, maar de controle over de kosten niet willen verliezen. De functies zijn vanaf nu beschikbaar voor alle ChatGPT Enterprise-klanten.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB is dit nieuws relevant omdat het de drempel verlaagt om AI structureel in te zetten. Tot nu toe was het voor kleinere organisaties lastig om de kosten van AI-gebruik te voorspellen en te beheersen. Medewerkers kunnen onbedoeld veel verbruiken, bijvoorbeeld door lange gesprekken of het gebruik van duurdere modellen. Met deze functies kun je als bedrijf budgetten toewijzen, bijvoorbeeld per afdeling of per project. Dat maakt het eenvoudiger om AI in te zetten zonder dat de rekening onverwacht oploopt. Vooral bedrijven die met meerdere teams werken of externe gebruikers toegang geven, krijgen hiermee een instrument om grip te houden. Het sluit aan bij een bredere trend waarin AI-leveranciers steeds meer maatwerk bieden voor zakelijke klanten, van klein tot groot.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een team aanstuurt dat experimenteert met AI, kun je overwegen om per afdeling een budget in te stellen. Stel dat je marketingteam veelvuldig ChatGPT gebruikt voor contentcreatie en het salesteam voor klantgesprekken. Door elk team een eigen limiet te geven, voorkom je dat het ene team het budget van het andere opgebruikt. Je zou kunnen beginnen met een proefperiode van een maand waarin je de analytics gebruikt om te zien wie wat verbruikt, en op basis daarvan realistische budgetten instelt.

Als je een webshop runt en AI inzet voor klantenservice, is het verstandig om de usage analytics te gebruiken om te monitoren of de inzet van ChatGPT efficiënt is. Je kunt bijvoorbeeld zien of het aantal gesprekken per dag stabiel blijft of piekt tijdens acties. Een mogelijkheid is om een budget in te stellen dat past bij het verwachte piekgebruik, zodat je tijdens drukke periodes niet voor verrassingen komt te staan. Overweeg om maandelijks de analytics te bekijken en het budget bij te stellen op basis van de werkelijke vraag.

Als je een consultancy- of adviesbureau leidt, kunnen de spend controls helpen om per project of per klant de AI-kosten door te berekenen. Je zou per project een apart budget kunnen instellen, zodat je precies weet wat de AI-kosten per opdracht zijn. Een optie is om dit te combineren met de analytics om te zien of het gebruik binnen de verwachtingen blijft. Op die manier kun je AI-kosten als een aparte post in je projectbegroting opnemen, zonder dat je achteraf moet schatten.

Als je een klein team hebt zonder aparte IT-afdeling, kun je de functies gebruiken om zelf de controle te houden zonder technische kennis. De analytics geven een duidelijk overzicht, en het instellen van een budget gebeurt via een eenvoudige interface. Je zou kunnen beginnen met een totaalbudget voor het hele bedrijf en dat later verfijnen per gebruiker. Een mogelijkheid is om een wekelijkse melding in te stellen wanneer het budget voor 80 procent is verbruikt, zodat je tijdig kunt bijsturen.

Bron: OpenAI