OpenAI heeft nieuwe functies gelanceerd voor ChatGPT Enterprise waarmee organisaties hun AI-uitgaven beter kunnen beheren. Met de update krijg je inzicht in wie binnen je bedrijf AI gebruikt, hoeveel dat kost en waar je budgetten kunt instellen om overschrijdingen te voorkomen. Voor het MKB betekent dit dat je niet langer blind achteraf facturen krijgt, maar vooraf kunt sturen op kosten.

Wat er aan de hand is

OpenAI voegt twee functionaliteiten toe aan ChatGPT Enterprise: usage analytics en spend controls. De analytics geven een overzicht van het gebruik per team, per afdeling of per gebruiker. Denk aan het aantal verzoeken, de totale verwerkingstijd en de geschatte kosten. De spend controls stellen beheerders in staat om maandelijkse budgetplafonds in te stellen per gebruiker of per groep. Zodra een limiet is bereikt, wordt het gebruik automatisch gepauzeerd. Volgens OpenAI helpt dit organisaties om AI op schaal in te zetten zonder financiële verrassingen. De functies zijn direct beschikbaar voor alle ChatGPT Enterprise-klanten.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB is dit een direct antwoord op een groeiend probleem: AI-kosten die uit de hand lopen. Waar je voorheen alleen achteraf kon zien wat er was verbruikt, kun je nu vooraf grenzen stellen. Dit is vooral relevant voor bedrijven die AI inzetten voor klantenservice, contentproductie of data-analyse, waar meerdere medewerkers tegelijk gebruik kunnen maken van de tool. De nieuwe functies maken het mogelijk om AI-uitgaven te behandelen als elke andere operationele kostenpost: met een budget, een waarschuwing en een stop. Voor bedrijven die nog geen Enterprise-licentie hebben, is dit een extra reden om de overstap te overwegen, omdat de controlefuncties niet beschikbaar zijn in de goedkopere abonnementen.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een team aanstuurt dat dagelijks ChatGPT gebruikt voor taken zoals het schrijven van mails of het genereren van rapporten, overweeg om per medewerker een maandbudget in te stellen op basis van hun gemiddelde gebruik. Je kunt de analytics eerst een maand laten draaien om een basislijn te bepalen. Stel het budget vervolgens 10 tot 20 procent hoger in om pieken op te vangen, maar niet zo hoog dat het onbeperkt kan groeien. Zo voorkom je dat één teamlid onbedoeld het hele maandbudget verbruikt.

Als je een klein bedrijf runt met meerdere afdelingen, zoals sales, marketing en productontwikkeling, kun je per afdeling een apart budget instellen. De usage analytics laten zien welke afdeling het meeste verbruikt. Je zou kunnen besluiten om het budget voor marketing te verhogen tijdens een campagneperiode, terwijl je sales een vast bedrag geeft. Dit geeft je de flexibiliteit om AI in te zetten waar het het meeste oplevert, zonder dat de totale kosten onverwacht stijgen.

Als je als zelfstandig ondernemer of freelancer ChatGPT Enterprise gebruikt, kun je de spend controls gebruiken om een persoonlijk maandbudget in te stellen. Dit helpt om te voorkomen dat je in een drukke maand ongemerkt meer uitgeeft dan je had begroot. Je zou bijvoorbeeld een harde limiet kunnen instellen van 50 euro per maand, zodat je nooit voor verrassingen komt te staan. De analytics geven je daarnaast inzicht in welke taken het meeste verbruiken, zodat je kunt bepalen of je efficiënter kunt werken.

Als je een team van consultants of projectmedewerkers beheert die tijdelijk toegang nodig hebben tot ChatGPT Enterprise, kun je per project een budget instellen. Zodra het project is afgerond, schakel je de toegang uit of verlaag je het budget. Dit voorkomt dat voormalige projectmedewerkers nog onbedoeld kosten maken. De analytics helpen je om per project de exacte AI-kosten te berekenen, wat handig is voor facturatie aan klanten.

Bron: OpenAI (https://openai.com/index/chatgpt-enterprise-spend-controls)