OpenAI heeft nieuwe functies gelanceerd voor ChatGPT Enterprise waarmee organisaties hun AI-uitgaven beter kunnen beheren. Met instelbare uitgavenlimieten en gedetailleerde gebruiksanalyses krijgen bedrijven meer controle over wie AI gebruikt en wat dat kost.

Wat er aan de hand is

OpenAI voegt twee functionaliteiten toe aan ChatGPT Enterprise: spend controls en usage analytics. Met spend controls kunnen beheerders per gebruiker of per afdeling een maximumbedrag instellen. Overschrijdt een team die limiet, dan wordt het gebruik automatisch gepauzeerd. De usage analytics geven inzicht in wie de tool gebruikt, hoe vaak en voor welke taken. Volgens OpenAI zijn deze functies ontwikkeld op basis van feedback van klanten die worstelden met onverwachte kosten en gebrek aan overzicht. De tool is beschikbaar voor alle ChatGPT Enterprise-gebruikers.

Wat dit betekent

Voor MKB-bedrijven die ChatGPT Enterprise gebruiken of overwegen, verandert er iets wezenlijks. Tot nu toe was het lastig om grip te krijgen op de kosten van AI-gebruik, vooral als meerdere medewerkers toegang hadden. Een teamlid dat per ongeluk een complexe analyse draait, kan ongemerkt de maandelijkse rekening laten oplopen. Met de nieuwe limieten voorkom je dat. De gebruiksanalyses helpen bovendien om te zien of AI daadwerkelijk wordt ingezet voor de taken waarvoor je het hebt aangeschaft, of dat het vooral wordt gebruikt voor experimenten zonder duidelijke businesscase.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team hebt dat ChatGPT Enterprise gebruikt, kun je per medewerker een maandelijkse limiet instellen. Stel bijvoorbeeld een basislimiet in voor standaard taken zoals e-mailopstellen en samenvattingen, en een hogere limiet voor medewerkers die data-analyses of codegeneratie doen. Je voorkomt zo dat één persoon onbedoeld het hele budget opsoupeert.

Als je meerdere afdelingen hebt met eigen budgetten, overweeg om per afdeling een aparte limiet in te stellen. De marketingafdeling heeft waarschijnlijk andere gebruiksbehoeften dan de financiële afdeling. Door per team een limiet te zetten, blijf je binnen de totale begroting en kun je achteraf zien welk team de meeste waarde uit AI haalt.

Als je nog geen inzicht hebt in het huidige AI-gebruik, begin dan met de usage analytics. Kijk een maand lang welke medewerkers de tool gebruiken, hoe vaak en voor welke type taken. Gebruik die data om realistische limieten in te stellen. Een mogelijkheid is om eerst een proefperiode in te stellen zonder limieten, zodat je een basislijn hebt, en daarna pas limieten in te voeren.

Als je medewerkers traint in het gebruik van AI, kun je de analytics gebruiken om te zien wie de training heeft toegepast. Merk je dat bepaalde medewerkers de tool nauwelijks gebruiken, dan kun je gericht ondersteuning bieden. Zie je dat anderen juist veel gebruiken, dan kun je hen vragen om best practices te delen met de rest van het team.

Als je de kosten wilt voorspellen voor de komende maanden, gebruik dan de historische data uit de analytics om een trend te bepalen. Stel op basis daarvan een maandbudget in dat past bij de groei van je bedrijf. Je kunt de limieten elk kwartaal bijstellen op basis van de werkelijke gebruikspatronen.

Bron: OpenAI (https://openai.com/index/chatgpt-enterprise-spend-controls)