OpenAI heeft nieuwe spend controls en usage analytics gelanceerd voor ChatGPT Enterprise, waarmee organisaties per team budgetten kunnen instellen en het gebruik van AI realtime kunnen volgen. Dit betekent dat je als ondernemer niet langer blind achteraf facturen krijgt, maar vooraf grenzen stelt en precies ziet wie wat verbruikt.

Wat er aan de hand is

OpenAI introduceert twee nieuwe functies voor ChatGPT Enterprise: spend controls en usage analytics. Met spend controls kunnen beheerders per team of afdeling een maandelijks budget instellen, waarna het systeem automatisch stopt zodra dat budget is bereikt. De usage analytics geven inzicht in wie de tool gebruikt, hoe vaak en voor welke taken. Volgens OpenAI is dit een antwoord op de groeiende vraag van bedrijven om AI-kosten voorspelbaar en beheersbaar te maken. De functies zijn per direct beschikbaar voor alle ChatGPT Enterprise-klanten.

Wat dit betekent

Voor MKB-bedrijven is dit een belangrijke stap. Tot nu toe waren AI-kosten vaak een black box: je betaalde een vast bedrag per gebruiker, maar had geen zicht op daadwerkelijk gebruik of pieken. Met deze nieuwe functies kun je als eigenaar of financieel manager voorkomen dat een team onbedoeld het budget overschrijdt. Vooral voor bedrijven met meerdere afdelingen of projecten – zoals een marketingteam dat veel content genereert en een salesteam dat alleen af en toe een samenvatting vraagt – wordt het nu mogelijk om kosten eerlijk te verdelen. Het voorkomt ook dat een enthousiaste medewerker ongemerkt de maandelijkse AI-rekening opdrijft.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team van vijf tot tien medewerkers hebt, kun je overwegen om per functie een apart budget in te stellen. Geef het marketingteam bijvoorbeeld een hoger budget voor het genereren van blogs en social posts, terwijl het salesteam een lager budget krijgt voor incidenteel gebruik. Je zou kunnen beginnen met een proefperiode van een maand waarin je de usage analytics volgt zonder budgetten in te stellen. Zo zie je eerst het natuurlijke verbruik per team, voordat je grenzen stelt.

Als je een groeiend bedrijf bent met meerdere afdelingen, is het verstandig om per kwartaal de usage analytics te evalueren. Kijk welke teams onverwacht veel verbruiken en of dat past bij hun taken. Een mogelijkheid is om per afdeling een vast maandbudget in te stellen, maar een flexibele reserve aan te houden voor onvoorziene projecten. Overweeg om een maandelijkse rapportage te maken waarin je het verbruik naast de behaalde resultaten legt, zodat je kunt bepalen of de investering rendeert.

Als je een consultancy- of dienstverlener bent die AI inzet voor klantprojecten, kun je de spend controls gebruiken om per project een apart budget in te stellen. Zo voorkom je dat een groot project onbedoeld de rekening van een ander project opsoupeert. Je zou kunnen overwegen om de usage analytics te delen met je klanten als onderbouwing van de gemaakte kosten. Dit verhoogt transparantie en vertrouwen.

Als je een financieel verantwoordelijke bent in een MKB-bedrijf, is het aan te raden om een checklist te maken voor het instellen van spend controls. Begin met het identificeren van alle teams die ChatGPT Enterprise gebruiken. Stel per team een realistisch maandbudget in op basis van hun taken en historisch verbruik. Stel vervolgens een melding in zodra een team 80 procent van het budget heeft bereikt. Plan maandelijks een korte evaluatie van de usage analytics om budgetten bij te stellen. Overweeg om een vaste dag per maand in te plannen voor deze controle, bijvoorbeeld de eerste werkdag.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de kern is dat je met deze functies niet langer achteraf verrast wordt. Door vooraf budgetten in te stellen en het gebruik te monitoren, houd je grip op je AI-kosten en kun je met vertrouwen opschalen.

Bron: OpenAI (https://openai.com/index/chatgpt-enterprise-spend-controls)