OpenAI introduceert nieuwe functies voor ChatGPT Enterprise waarmee bedrijven precies kunnen zien wie het platform gebruikt en hoeveel dat kost, en kunnen instellen wanneer de uitgaven stoppen. Voor ondernemers die AI inzetten zonder maandelijkse verrassingen, bieden deze tools de controle die voorheen ontbrak.

Wat er aan de hand is

OpenAI heeft twee nieuwe functionaliteiten aangekondigd voor ChatGPT Enterprise: usage analytics en spend controls. De analytics geven organisaties inzicht in het gebruik per team, afdeling of individu. Denk aan aantal actieve gebruikers, aantal berichten en totale kosten. De spend controls stellen beheerders in staat om budgetplafonds in te stellen. Zodra een team of gebruiker dat plafond bereikt, wordt de toegang automatisch beperkt. Volgens OpenAI kunnen bedrijven zo ‘AI met vertrouwen schalen’ zonder dat kosten onverwacht oplopen. De functies zijn beschikbaar voor alle ChatGPT Enterprise-klanten.

Wat dit betekent

Voor Nederlandse MKB-bedrijven die ChatGPT Enterprise gebruiken, of overwegen te gebruiken, verandert er iets wezenlijks. Tot nu toe was het lastig om grip te krijgen op wie binnen de organisatie AI gebruikte en tegen welke kosten. Vooral in bedrijven waar meerdere teams of afdelingen zelfstandig AI inzetten, konden de maandelijkse facturen flink oplopen zonder dat iemand het doorhad. Met de nieuwe analytics wordt zichtbaar of de investering in AI zich vertaalt naar daadwerkelijk gebruik. En met de spend controls kunnen ondernemers voorkomen dat een enthousiast team onbedoeld het maandbudget overschrijdt. Dit maakt ChatGPT Enterprise beter voorspelbaar en beheersbaar, ook voor organisaties zonder dedicated IT-afdeling.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een team van vijf medewerkers hebt dat ChatGPT gebruikt voor klantcontact. Je zou kunnen beginnen met het instellen van een maandbudget per gebruiker. Stel een plafond in dat past bij het verwachte gebruik, bijvoorbeeld op basis van het aantal klantvragen dat jullie maandelijks verwerken. De analytics laten je zien of het budget toereikend is of dat je moet bijstellen. Een optie is om het budget per kwartaal te evalueren en aan te passen op basis van de groei van jullie klantcontact.

Als je meerdere afdelingen hebt die onafhankelijk van elkaar AI inzetten. Denk aan marketing, sales en klantenservice. Overweeg om per afdeling een apart budget in te stellen. De usage analytics geven je inzicht in welke afdeling het meeste gebruikmaakt van ChatGPT en of dat gebruik in verhouding staat tot de resultaten. Je zou kunnen afspreken dat elke afdeling maandelijks een korte rapportage krijgt van het eigen verbruik, zodat teamleiders zelf kunnen sturen op kosten.

Als je een eenmalig project hebt waarvoor je ChatGPT tijdelijk intensief gebruikt. Bijvoorbeeld voor het genereren van productbeschrijvingen of het analyseren van klantfeedback. Je kunt dan een tijdelijk budget instellen voor de duur van het project. Zodra het project is afgerond, schakel je het budget weer uit of verlaag je het. De analytics helpen je achteraf te zien hoeveel het project precies heeft gekost, zodat je dat kunt meenemen in de projectbegroting.

Als je overweegt om ChatGPT Enterprise in te voeren maar bang bent voor onverwachte kosten. De nieuwe spend controls bieden een veilige manier om te starten. Stel een laag maandbudget in voor een pilotgroep van enkele medewerkers. Gebruik de analytics om te zien hoe het gebruik zich ontwikkelt. Pas het budget aan op basis van de eerste resultaten. Zo kun je zonder risico ervaren wat AI voor jouw bedrijf kan betekenen.

Als je een externe partij of freelancer toegang geeft tot ChatGPT Enterprise. Je kunt dan een strikt budget instellen voor die gebruiker, zodat de kosten niet onbedoeld oplopen. De analytics laten je zien of het gebruik binnen de verwachtingen blijft. Een optie is om het budget per week of per maand in te stellen en te monitoren of de externe partij efficiënt werkt.

Bron: OpenAI