OpenAI heeft nieuwe functies voor kostenbeheer en gebruiksanalyses toegevoegd aan ChatGPT Enterprise. Hiermee kunnen organisaties onverwachte uitgaven voorkomen en het rendement van hun AI-investeringen beter inzichtelijk maken.

Wat er aan de hand is

OpenAI introduceert twee nieuwe functionaliteiten voor ChatGPT Enterprise: uitgebreide gebruiksanalyses en verbeterde uitgavencontroles. De gebruiksanalyses geven beheerders inzicht in hoe medewerkers ChatGPT gebruiken, welke afdelingen de meeste tokens verbruiken en hoe de kosten zich ontwikkelen. De spend controls stellen organisaties in staat om limieten in te stellen op uitgaven per gebruiker, per team of per project. Volgens OpenAI helpen deze functies bedrijven om AI op schaal in te zetten zonder dat de kosten uit de hand lopen. De aankondiging volgt op een periode waarin steeds meer organisaties AI-tools omarmen, maar ook worstelen met het beheersen van de bijbehorende uitgaven.

Wat dit betekent

Voor Nederlandse MKB-bedrijven die ChatGPT Enterprise gebruiken of overwegen te gebruiken, betekent dit dat ze niet langer blind hoeven te varen op maandelijkse facturen. De nieuwe analyses maken zichtbaar wie binnen het bedrijf de meeste AI-capaciteit verbruikt en waarvoor. Dat is cruciaal omdat AI-kosten snel kunnen oplopen als medewerkers onbeperkt gebruik kunnen maken van de tool. De spend controls geven directe grip op die kosten: je kunt per gebruiker of team een maximum instellen, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Dit is vooral relevant voor bedrijven die AI inzetten voor klantenservice, contentproductie of data-analyse, waar het gebruik per medewerker sterk kan verschillen. De functies maken het ook eenvoudiger om de ROI te berekenen: je weet precies wat elke afdeling uitgeeft en kunt dat afzetten tegen de behaalde resultaten.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een team aanstuurt dat veel met ChatGPT werkt, zoals marketing of klantenservice, kun je de nieuwe gebruiksanalyses gebruiken om te zien wie de meeste tokens verbruikt. Je zou kunnen overwegen om per medewerker een maandlimiet in te stellen op basis van hun gemiddelde gebruik. Zo voorkom je dat één persoon onbedoeld het hele budget opsoupeert. Een optie is om maandelijks een rapport te draaien en te bespreken in het teamoverleg, zodat iedereen bewust wordt van het eigen verbruik.

Als je een klein bedrijf runt met meerdere afdelingen, kun je de spend controls gebruiken om per team een budget in te stellen. Stel dat je sales een vast bedrag toewijst voor leadgeneratie en marketing een apart budget voor contentcreatie. Je kunt dan per maand zien of een team over zijn limiet dreigt te gaan en tijdig bijsturen. Overweeg om de limieten te koppelen aan de projecten die het meeste opleveren, zodat je budget daarheen stuurt waar het rendement het hoogst is.

Als je als ondernemer zelf ChatGPT Enterprise gebruikt en de kosten wilt beheersen, kun je de analyses inzetten om te ontdekken of je bepaalde taken efficiënter kunt uitvoeren. Misschien gebruik je de tool voor taken die ook met een goedkopere oplossing kunnen. Je zou kunnen experimenteren met het instellen van een harde maandlimiet voor je eigen account en kijken of je binnen dat budget dezelfde productiviteit haalt. Een mogelijkheid is om de data te gebruiken om te onderhandelen over een abonnement dat beter past bij jouw werkelijke gebruik.

Als je een consultancy- of dienstverlenend bedrijf hebt dat AI inzet voor klantprojecten, kun je de gebruiksanalyses gebruiken om de kosten per project inzichtelijk te maken. Je zou per project een aparte gebruiksgroep kunnen aanmaken en de uitgaven daarop volgen. Zo kun je achteraf precies zien wat een project heeft gekost aan AI-uren en dat doorberekenen aan de klant. Overweeg om de spend controls te gebruiken om per project een maximum in te stellen, zodat je niet onbedoeld meer uitgeeft dan de opdracht waard is.

Bron: OpenAI (https://openai.com/index/chatgpt-enterprise-spend-controls)