Het antwoord: OpenAI heeft nieuwe functies voor kostenbeheer en gebruiksanalyses gelanceerd voor ChatGPT Enterprise, waarmee organisaties per team budgetlimieten kunnen instellen en onverwachte AI-kosten voorkomen. Dit betekent dat je als ondernemer niet langer achteraf verrast wordt door een hoge rekening, maar vooraf kunt bepalen wie hoeveel mag gebruiken.

Wat er aan de hand is OpenAI introduceert twee nieuwe functionaliteiten voor ChatGPT Enterprise: spend controls en usage analytics. Met spend controls kunnen beheerders per afdeling, team of project een maximumbudget instellen voor het gebruik van het AI-model. De usage analytics geven inzicht in wie het platform gebruikt, hoe vaak en voor welke doeleinden. Volgens OpenAI helpt dit organisaties om AI-gebruik veilig en beheersbaar op te schalen, zonder dat de kosten onbedoeld oplopen. De functies zijn per direct beschikbaar voor alle ChatGPT Enterprise-klanten.

Wat dit betekent Voor Nederlandse MKB-bedrijven is dit een belangrijke ontwikkeling. Tot nu toe was het bij veel AI-tools lastig om grip te krijgen op het daadwerkelijke gebruik. Medewerkers konden onbeperkt prompts invoeren, zonder dat de ondernemer zag wie wat deed of hoeveel dat kostte. Met deze nieuwe functies wordt dat transparant. Je kunt per team een budget instellen, bijvoorbeeld voor de marketingafdeling een ander bedrag dan voor de klantenservice. Ook kun je zien of een team het budget dreigt te overschrijden. Dit voorkomt dat een paar enthousiaste gebruikers de maandelijkse rekening onbedoeld laten exploderen. Voor bedrijven die AI willen inzetten zonder financiële verrassingen, biedt dit de controle die voorheen ontbrak.

Hoe je dit kunt toepassen Als je een klein team hebt dat ChatGPT Enterprise gebruikt… Je kunt per medewerker een individueel budget instellen, zodat niemand ongemerkt duizenden prompts verstuurt. Overweeg om een maandelijkse limiet in te stellen die past bij de rol van elke gebruiker, bijvoorbeeld voor een marketeer een hoger budget dan voor een administratief medewerker. Je zou kunnen beginnen met een proefmaand waarin je de usage analytics gebruikt om te zien wie wat verbruikt, en op basis daarvan de limieten bijstelt.

Als je meerdere afdelingen hebt met verschillende AI-behoeften… Een mogelijkheid is om per afdeling een apart budget in te stellen. De salesafdeling heeft misschien veel prompts nodig voor het opstellen van offertes, terwijl de financiële afdeling alleen af en toe een vraag stelt. Door de analytics te bekijken, kun je per team zien of het budget realistisch is. Je zou kunnen overwegen om het budget per kwartaal te evalueren en aan te passen op basis van het daadwerkelijke gebruik.

Als je AI wilt uitrollen zonder dat de kosten onbeheerd oplopen… De spend controls geven je de mogelijkheid om een harde limiet in te stellen voor het hele bedrijf. Zodra dat budget is bereikt, wordt het gebruik automatisch gepauzeerd. Dit is vooral handig als je AI nog aan het testen bent of als je een strikt IT-budget hebt. Je zou kunnen beginnen met een laag budget en dit geleidelijk verhogen naarmate je meer vertrouwen krijgt in de toegevoegde waarde.

Als je inzicht wilt in wie AI gebruikt en waarvoor… De usage analytics laten zien welke medewerkers het platform actief gebruiken en voor welke taken. Dit helpt om te bepalen of de investering rendeert. Overweeg om maandelijks een rapport te bekijken en te bespreken met teamleiders. Zo kun je bijsturen als blijkt dat bepaalde afdelingen het platform nauwelijks gebruiken, of juist overmatig.

Bron: OpenAI (https://openai.com/index/chatgpt-enterprise-spend-controls)