Het antwoord is dat OpenAI nieuwe spendcontrols en usage analytics voor ChatGPT Enterprise heeft gelanceerd waarmee je als ondernemer AI-uitgaven kunt beheersen, budgetoverschrijdingen kunt voorkomen en inzicht krijgt in wie binnen je bedrijf hoeveel verbruikt.

Wat er aan de hand is

OpenAI heeft nieuwe functionaliteiten aangekondigd voor ChatGPT Enterprise, gericht op kostenbeheersing en inzicht in gebruik. Het gaat om twee hoofdzaken: spendcontrols en usage analytics. Met de spendcontrols kun je per gebruiker of per afdeling een maximumbedrag instellen voor het gebruik van ChatGPT. De usage analytics geven je een dashboard waarin je ziet wie het platform gebruikt, hoe vaak en tegen welke kosten. Dit is een direct antwoord op de groeiende vraag van bedrijven die AI inzetten maar geen grip hebben op de maandelijkse rekening. Voorheen was het voor veel organisaties een black box: je betaalde een vast bedrag per gebruiker, maar wist niet of dat geld effectief werd besteed. Nu krijg je granular inzicht en controle.

Wat dit betekent

Voor MKB’ers betekent dit dat je niet langer blind hoeft te betalen voor een enterprise AI-abonnement. Stel dat je een team van twintig medewerkers hebt die ChatGPT gebruiken voor uiteenlopende taken. Zonder spendcontrols kan een paar medewerkers die het platform intensief gebruiken voor bijvoorbeeld data-analyse of contentcreatie de kosten onbedoeld opdrijven. Met de nieuwe tools kun je per gebruiker een limiet instellen, bijvoorbeeld vijftig euro per maand. Overschrijdt iemand die limiet, dan wordt het gebruik geblokkeerd of krijg je een melding. Dit is vooral relevant voor bedrijven die AI willen opschalen maar geen onbeperkt budget hebben. Het voorkomt dat je aan het einde van de maand voor verrassingen komt te staan. Daarnaast geeft de usage analytics je inzicht in welke afdelingen of medewerkers het meeste profiteren van AI, zodat je gerichter kunt investeren.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team aanstuurt en AI-kosten wilt beheersen, kun je de spendcontrols gebruiken om per medewerker een maandbudget in te stellen. Stel dat je een marketingteam hebt van vijf personen. Je kunt voor elke marketeer een limiet van honderd euro per maand instellen. Als iemand die grens nadert, ontvang je een melding. Zo voorkom je dat één medewerker het hele budget opsoupeert. Overweeg om de limieten te baseren op de rol: een contentcreator heeft mogelijk een hoger budget nodig dan iemand die alleen af en toe een samenvatting vraagt.

Als je een webshop runt en ChatGPT gebruikt voor klantenservice of productbeschrijvingen, kun je de usage analytics inzetten om te zien welke taken de meeste AI-capaciteit vragen. Misschien blijkt dat het beantwoorden van klantvragen veel goedkoper is dan het genereren van productteksten. Je zou dan kunnen besluiten om het budget voor klantenservice te verhogen en dat voor productteksten te verlagen. Een mogelijkheid is om de analytics maandelijks te bekijken en je budgetten aan te passen op basis van wat werkt.

Als je een consultancybureau hebt en ChatGPT gebruikt voor rapportages en analyses, kun je per project of per klant een apart budget instellen. Stel dat je voor een grote klant veel AI-gebruik verwacht, dan kun je dat project een hoger limiet geven. Zo voorkom je dat interne kosten doorlopen naar projecten die al zijn afgerond. Overweeg om de spendcontrols te koppelen aan je projectadministratie, zodat je per project kunt zien wat de AI-kosten zijn geweest.

Als je een HR-afdeling hebt die ChatGPT gebruikt voor werving en selectie, kun je de usage analytics gebruiken om te zien of de tool effectief wordt ingezet. Misschien gebruiken recruiters het platform voor het schrijven van vacatureteksten, maar niet voor het screenen van cv’s. Je zou dan kunnen overwegen om training te geven over hoe je ChatGPT ook voor die taken kunt gebruiken, zodat je meer waar krijgt voor je geld. Een optie is om de analytics maandelijks te delen met het team, zodat iedereen ziet hoe het gebruik bijdraagt aan de doelen.

Bron: OpenAI (https://openai.com/index/chatgpt-enterprise-spend-controls)