Het antwoord: OpenAI heeft nieuwe beheerfuncties gelanceerd voor ChatGPT Enterprise waarmee bedrijven per afdeling, team of gebruiker kunnen zien hoeveel er wordt gebruikt en limieten kunnen instellen. Dit voorkomt dat onbeheerd AI-gebruik de maandelijkse rekening onverwacht laat oplopen.

Wat er aan de hand is

OpenAI heeft twee nieuwe functionaliteiten toegevoegd aan ChatGPT Enterprise: usage analytics en spend controls. De analytics geven inzicht in het aantal actieve gebruikers, het aantal gesprekken en het verbruik per team of afdeling. De spend controls stellen beheerders in staat om budgetlimieten in te stellen per gebruiker of groep, en meldingen te ontvangen wanneer die limieten worden benaderd. Volgens OpenAI helpt dit organisaties om AI op schaal in te zetten met meer vertrouwen in de kostenbeheersing. De functies zijn beschikbaar voor alle ChatGPT Enterprise-klanten.

Wat dit betekent

Voor MKB-bedrijven die ChatGPT Enterprise gebruiken of overwegen, betekent dit dat AI niet langer een black box is op de factuur. Waar voorheen alleen het totaalbedrag zichtbaar was, kun je nu per afdeling of medewerker zien wie wat verbruikt. Dit is vooral relevant voor organisaties waar meerdere teams experimenteren met AI, zonder dat er centraal toezicht is. Het voorkomt situaties waarin een klein team onbedoeld een groot deel van het budget opsoupeert. Ook biedt het mogelijkheden om AI-gebruik te koppelen aan specifieke projecten of afdelingen, wat de verantwoording binnen het bedrijf vergroot.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team hebt dat AI intensief gebruikt, kun je de analytics gebruiken om te zien of het gebruik in verhouding staat tot de resultaten. Stel een maandelijkse limiet in voor het team en ontvang een melding wanneer die voor 80 procent is bereikt. Zo voorkom je dat een paar medewerkers ongemerkt het hele budget verbruiken.

Als je meerdere afdelingen hebt die elk met AI werken, overweeg om per afdeling een aparte limiet in te stellen. De marketingafdeling heeft mogelijk andere behoeften dan de klantenservice. Door budgetten te scheiden, kun je per afdeling zien of de investering rendeert. Dit helpt ook bij het maken van een begroting voor het volgende kwartaal.

Als je een externe partij of freelancer toegang geeft tot ChatGPT Enterprise, kun je met de spend controls voorkomen dat onbeheerd gebruik de rekening laat oplopen. Stel een lage limiet in voor tijdelijke gebruikers en verhoog deze alleen als dat nodig is. Zo behoud je controle zonder dat je elke factuur handmatig hoeft te controleren.

Als je overweegt om AI breder uit te rollen binnen je organisatie, gebruik dan eerst de analytics om een nulmeting te doen. Laat een proefgroep een maand lang werken met ChatGPT Enterprise en analyseer het verbruik. Op basis daarvan kun je realistische budgetten vaststellen voor de volledige uitrol. Dit voorkomt dat je achteraf moet schakelen omdat de kosten hoger uitvallen dan verwacht.

Bron: OpenAI (https://openai.com/index/chatgpt-enterprise-spend-controls)