OpenAI introduceert nieuwe functies voor ChatGPT Enterprise waarmee bedrijven precies kunnen zien wie het platform gebruikt en hoeveel dat kost. Met de nieuwe spend controls en usage analytics krijgen organisaties de tools om onverwachte AI-kosten te voorkomen en het gebruik beter te beheren.

Wat er aan de hand is

OpenAI heeft twee nieuwe functionaliteiten aangekondigd voor ChatGPT Enterprise: uitgebreide gebruiksanalyses en bijgewerkte uitgavencontroles. De analytics geven inzicht in actieve gebruikers, aantal gesprekken en gedeelde bestanden per afdeling of team. De spend controls stellen beheerders in staat om budgetplafonds in te stellen en meldingen te ontvangen wanneer die grenzen worden bereikt. Volgens OpenAI helpt dit organisaties om AI-gebruik op schaal te beheren met vertrouwen. De aankondiging volgt op een periode waarin steeds meer bedrijven ChatGPT inzetten voor dagelijkse werkprocessen, maar worstelen met het voorspellen en beheersen van de bijbehorende kosten.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent dit dat AI-kosten niet langer een black box hoeven te zijn. Waar voorheen een factuur aan het einde van de maand voor verrassingen kon zorgen, bieden de nieuwe tools realtime inzicht. Dit is vooral relevant voor bedrijven die ChatGPT Enterprise gebruiken voor meerdere teams of afdelingen. Zonder deze controles kan een enkele medewerker onbedoeld het maandbudget overschrijden door intensief gebruik. De nieuwe functies maken het mogelijk om per team een limiet in te stellen, zodat de ene afdeling niet ongemerkt het budget van een andere opgebruikt. Voor bedrijven die AI inzetten voor klantenservice, contentproductie of data-analyse wordt het nu haalbaar om de kosten per project of afdeling te monitoren en bij te sturen.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team aanstuurt dat ChatGPT gebruikt voor marketing en klantenservice, overweeg om per functie een apart budget in te stellen. Je zou kunnen beginnen met een maandlimiet voor het marketingteam en een aparte limiet voor de klantenservice. Zo voorkom je dat een campagne met veel AI-gebruik de kosten voor de dagelijkse klantafhandeling opdrijft. De analytics laten je zien welk team het platform het meest gebruikt, zodat je gericht kunt bijsturen.

Als je een webshop runt en ChatGPT inzet voor productbeschrijvingen en klantvragen, kun je de spend controls gebruiken om een maximaal bedrag per maand in te stellen. Een optie is om een waarschuwing in te stellen bij 80 procent van het budget, zodat je tijd hebt om te beslissen of je extra budget vrijmaakt of het gebruik tijdelijk beperkt. De gebruiksanalyses geven je inzicht in welke productlijnen of klantsegmenten de meeste AI-tijd kosten.

Als je als zelfstandig professional ChatGPT Enterprise gebruikt voor meerdere projecten, kun je de analytics inzetten om te zien welk project de meeste AI-uren verbruikt. Overweeg om per project een aparte notitie of tag bij te houden, zodat je achteraf kunt zien waar de kosten naartoe gaan. Dit helpt bij het doorberekenen van AI-kosten aan opdrachtgevers of het evalueren van de efficiëntie van je eigen werkprocessen.

Als je een bedrijf runt met meerdere vestigingen of afdelingen, kun je per locatie of afdeling een apart budget instellen. Je zou kunnen beginnen met een proefperiode van een maand waarin je alleen monitort, zonder limieten in te stellen. Daarna kun je op basis van de data realistische budgetten vaststellen. De meldingen zorgen ervoor dat je niet voor verrassingen komt te staan.

Bron: OpenAI (https://openai.com/index/chatgpt-enterprise-spend-controls)