Het antwoord

OpenAI heeft nieuwe functies gelanceerd voor ChatGPT Enterprise waarmee organisaties hun AI-uitgaven kunnen beheren en inzicht krijgen in het gebruik. Met een dashboard voor gebruiksanalyses en bijgewerkte budgetcontroles kun je als ondernemer eenvoudig zien wie wat gebruikt en waar de kosten blijven hangen, zonder dat het extra administratief werk oplevert.

Wat er aan de hand is

OpenAI introduceert twee nieuwe functionaliteiten voor ChatGPT Enterprise: een dashboard voor gebruiksanalyses en uitgebreide budgetcontroles. Het dashboard geeft inzicht in het aantal actieve gebruikers, het aantal gesprekken en het verbruik van tokens per team of afdeling. De budgetcontroles stellen beheerders in staat om uitgavenlimieten in te stellen op organisatieniveau, per team of per project. Dit betekent dat je niet langer achteraf verrast wordt door hoge rekeningen, maar vooraf kunt bepalen wat je maximaal wilt uitgeven. Volgens OpenAI zijn deze tools ontwikkeld op basis van feedback van klanten die behoefte hadden aan meer controle en transparantie in hun AI-uitgaven.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent dit dat je AI-kosten niet langer een black box zijn. Waar je eerder misschien een vast bedrag betaalde voor een abonnement of achteraf een rekening kreeg, kun je nu per team of project zien hoeveel er wordt verbruikt. Dit is vooral relevant als je ChatGPT Enterprise gebruikt voor meerdere afdelingen, zoals sales, klantenservice en marketing. Je kunt nu eenvoudig zien welk team de meeste tokens verbruikt en of dat in verhouding staat tot de resultaten. Ook kun je per team een budget instellen, zodat je niet onverwacht over je maandelijkse limiet heen gaat. Voor bedrijven die AI willen opschalen, biedt dit de mogelijkheid om kosten te beheersen zonder dat het ten koste gaat van het gebruik.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een team aanstuurt dat ChatGPT gebruikt voor klantenservice, kun je overwegen om een apart budget in te stellen voor dat team. Stel een maandelijkse limiet in op basis van het aantal verwachte gesprekken. Het dashboard laat je zien of het team binnen het budget blijft. Als het verbruik hoger is dan verwacht, kun je samen met het team kijken of er efficiënter gewerkt kan worden, bijvoorbeeld door kortere prompts of door het gebruik te beperken tot specifieke taken.

Als je een marketingafdeling hebt die AI inzet voor contentcreatie, kun je het dashboard gebruiken om te zien hoeveel tokens er worden verbruikt per campagne of per type content. Een mogelijkheid is om per project een budget in te stellen, zodat je niet onverwacht veel uitgeeft aan een grote campagne. Je zou ook kunnen overwegen om het gebruik te monitoren en op basis van de data te beslissen of je het budget voor marketing verhoogt of verlaagt.

Als je een klein bedrijf runt met meerdere medewerkers die ChatGPT gebruiken, kun je het dashboard inzetten om te zien wie de tool het meest gebruikt. Dit helpt je om te bepalen of je het abonnement moet aanpassen of dat je bepaalde medewerkers moet trainen om efficiënter te werken. Overweeg om maandelijks een korte rapportage te maken op basis van de data, zodat je snel kunt bijsturen als de kosten oplopen.

Als je overweegt om ChatGPT Enterprise in te voeren voor je hele organisatie, kun je de nieuwe budgetcontroles gebruiken om een pilot op te zetten. Stel een totaalbudget in voor de pilot en verdeel dit over de deelnemende teams. Het dashboard geeft je inzicht in het gebruik per team, zodat je na de pilot een weloverwogen beslissing kunt nemen over een bredere uitrol. Dit voorkomt dat je ongemerkt te veel uitgeeft tijdens de testfase.

Bron: OpenAI (https://openai.com/index/chatgpt-enterprise-spend-controls)