Het antwoord: OpenAI heeft nieuwe functies voor ChatGPT Enterprise gelanceerd waarmee bedrijven precies kunnen zien wie AI gebruikt, hoeveel dat kost en waar grenzen liggen. Dit betekent dat ondernemers niet langer voor verrassingen komen te staan op de factuur, maar zelf bepalen hoeveel er wordt uitgegeven.

Wat er aan de hand is

OpenAI heeft twee nieuwe functionaliteiten aangekondigd voor ChatGPT Enterprise: verbeterde gebruiksanalyses en uitgebreide uitgavencontroles. Met de analytics kunnen beheerders per team, afdeling of individu zien hoe vaak ChatGPT wordt gebruikt, welke modellen worden ingezet en wat de bijbehorende kosten zijn. De spend controls stellen organisaties in staat om budgetplafonds in te stellen, meldingen te krijgen bij overschrijdingen en automatisch gebruik te beperken wanneer een limiet is bereikt. Volgens OpenAI helpt dit bedrijven om AI op schaal in te zetten zonder financiële verrassingen. De aankondiging past in een bredere trend waarin AI-leveranciers hun zakelijke producten voorzien van beheerfuncties die vergelijkbaar zijn met die van traditionele SaaS-diensten.

Wat dit betekent

Voor MKB-ondernemers is dit een belangrijke ontwikkeling. Tot nu toe was het vaak lastig om inzicht te krijgen in het daadwerkelijke AI-gebruik binnen het bedrijf. Medewerkers konden ongemerkt grote hoeveelheden verwerkingen doen, met onverwachte facturen tot gevolg. Met de nieuwe controles wordt dat risico beheersbaar. Vooral bedrijven die AI inzetten voor klantenservice, contentproductie of data-analyse kunnen nu per team budgetten toewijzen. Ook voor organisaties die meerdere vestigingen of afdelingen hebben, wordt het eenvoudiger om centraal te sturen op kosten. De functies maken ChatGPT Enterprise meer geschikt voor gestandaardiseerd gebruik binnen bestaande financiële processen.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team hebt dat dagelijks ChatGPT gebruikt voor marketingteksten en klantberichten. Je kunt nu een maandbudget instellen voor het hele team. Zodra dat budget bijna op is, krijg je een melding. Zo voorkom je dat een paar medewerkers ongemerkt het hele maandbudget verbruiken. Een optie is om per project of campagne een apart budget in te stellen, zodat je precies weet wat AI per klus kost.

Als je meerdere afdelingen hebt die elk hun eigen AI-behoefte hebben. Denk aan een salesafdeling die veel offertes laat genereren en een R&D-afdeling die complexe analyses draait. Met de nieuwe analytics kun je per afdeling zien wat het verbruik is. Je zou kunnen overwegen om per afdeling een eigen limiet in te stellen, zodat de ene afdeling niet de budgetruimte van de andere opgebruikt.

Als je AI inzet voor klantenservice en je wilt voorkomen dat een paar medewerkers het systeem overbelasten. Je kunt per medewerker een daglimiet instellen. Zodra die limiet is bereikt, wordt het gebruik automatisch gepauzeerd. Dit is vooral handig in situaties waarin medewerkers de neiging hebben om lange gesprekken of meerdere sessies tegelijk te draaien. Overweeg om een wekelijkse rapportage in te stellen, zodat je het gebruik kunt monitoren zonder dagelijks in te loggen.

Als je een eenmanszaak bent en je wilt gewoon niet voor verrassingen komen te staan. Je kunt een harde maandlimiet instellen. Als die is bereikt, stopt het gebruik tot de volgende maand. Een mogelijkheid is om een waarschuwing in te stellen bij 80 procent van het budget, zodat je nog kunt bijsturen als dat nodig is. Dit geeft je de vrijheid om AI te gebruiken zonder dat je elke factuur hoeft te checken.

Bron: OpenAI (https://openai.com/index/chatgpt-enterprise-spend-controls)