OpenAI introduceert nieuwe budgetcontroles en gebruiksanalyses voor ChatGPT Enterprise. Met deze tools kunnen bedrijven hun AI-uitgaven monitoren, limieten instellen en budgetoverschrijdingen voorkomen. Voor ondernemers die AI inzetten voor klantenservice, contentcreatie of interne processen, betekent dit meer grip op een snelgroeiende kostenpost.

Wat er aan de hand is

OpenAI heeft nieuwe functies toegevoegd aan ChatGPT Enterprise die organisaties helpen hun AI-uitgaven te beheren. Het gaat om twee hoofdcategorieën: spend controls (uitgavenlimieten) en usage analytics (gebruiksanalyses). Met spend controls kunnen bedrijven per afdeling, team of project een maximumbudget instellen voor het gebruik van ChatGPT. Overschrijdt een team dat budget, dan wordt het gebruik automatisch gepauzeerd of krijgt de beheerder een melding. De usage analytics geven inzicht in wie AI gebruikt, voor welke taken en met welke frequentie. Volgens OpenAI zijn deze functies ontwikkeld op basis van feedback van enterprise-klanten die worstelden met onverwachte kosten naarmate AI-gebruik binnen hun organisatie groeide. De aankondiging past in een bredere trend: AI-leveranciers voegen steeds vaker beheertools toe om bedrijven vertrouwen te geven in schaalbaar gebruik, zonder angst voor onbeheerste uitgaven.

Wat dit betekent

Voor het MKB is dit een belangrijke ontwikkeling. Tot nu toe was het beheren van AI-kosten vaak een kwestie van achteraf facturen controleren. Met deze tools kunnen ondernemers vooraf grenzen stellen. Dat is vooral relevant voor bedrijven die AI op meerdere afdelingen inzetten, zoals marketing, sales en klantenservice. Zonder budgetcontroles kan een team onbedoeld veel tokens verbruiken, bijvoorbeeld door lange prompts of uitgebreide analyses. De nieuwe analytics geven inzicht in welke afdelingen of medewerkers de meeste kosten maken, zodat je gericht kunt bijsturen. Voor een MKB-bedrijf met tien tot vijftig medewerkers kan dit het verschil betekenen tussen een voorspelbare maandelijkse AI-rekening en een onaangename verrassing. De tools zijn beschikbaar voor ChatGPT Enterprise-klanten, niet voor de gratis of Plus-versies. Dat betekent dat je een enterprise-abonnement nodig hebt, maar voor bedrijven die AI serieus inzetten, is dat een logische stap.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een team van vijf tot vijftien medewerkers hebt dat ChatGPT gebruikt voor dagelijkse taken, overweeg om per team een maandbudget in te stellen. Je kunt bijvoorbeeld een limiet van 500 euro per maand instellen voor het marketingteam en 300 euro voor de klantenservice. Stel een melding in wanneer ze 80 procent van dat budget hebben verbruikt. Zo voorkom je dat een team halverwege de maand zonder budget zit, maar ook dat er ongemerkt wordt doorgeschoten.

Als je meerdere afdelingen hebt die AI op verschillende manieren inzetten, gebruik dan de gebruiksanalyses om te zien waar de meeste kosten worden gemaakt. Misschien blijkt dat de salesafdeling veel meer tokens verbruikt dan gedacht, omdat ze lange offertes laten genereren. Je kunt dan besluiten om voor die afdeling een apart, lager budget in te stellen of ze te trainen in efficiënter promptgebruik. Een mogelijkheid is om per kwartaal een overzicht te maken van het AI-gebruik per afdeling en dat te bespreken in het teamoverleg.

Als je een webshop runt en ChatGPT inzet voor klantenservice, kun je een budget instellen voor de chatbot-interacties. Stel een daglimiet in van bijvoorbeeld 200 euro, met een waarschuwing bij 150 euro. Als de limiet wordt bereikt, kun je tijdelijk overschakelen naar een eenvoudiger antwoordmodel of de chatbot uitschakelen tot de volgende dag. Dit voorkomt dat een onverwachte piek in klantvragen leidt tot een hoge rekening. Je zou ook kunnen overwegen om alleen tijdens kantooruren een duurder model in te zetten en buiten kantooruren een goedkoper alternatief.

Als je een consultancybureau bent dat AI gebruikt voor rapportages en analyses, kun je per project een budget instellen. Stel voor een groot project een limiet van 1000 euro in, met een melding bij 800 euro. Zo houd je grip op de kosten per opdracht en kun je achteraf zien welk project het meeste AI-gebruik vergde. Een optie is om deze data te gebruiken bij het berekenen van projecttarieven: als een project structureel veel AI-kosten met zich meebrengt, kun je dat doorberekenen aan de klant.

Bron: OpenAI (https://openai.com/index/chatgpt-enterprise-spend-controls)