Het antwoord op de vraag wat dit nieuws voor jou betekent: OpenAI’s onderzoek laat zien dat AI medewerkers in staat stelt om taken buiten hun oorspronkelijke functie op te pakken. Voor Nederlandse MKB’ers betekent dit dat je functiebeschrijvingen niet langer als vaststaand moet zien, maar als een startpunt dat je kunt verbreden.

Wat er aan de hand is

OpenAI, het bedrijf achter ChatGPT, heeft onderzoek gepubliceerd naar hoe AI de werkzaamheden van mensen verandert. Volgens het bedrijf blijkt uit het onderzoek dat gebruikers van ChatGPT taken oppakken die traditioneel bij een andere rol horen. Waar voorheen een marketingmedewerker alleen bezig was met campagnes, kan diegene nu bijvoorbeeld ook eerste data-analyses doen of klantvragen beantwoorden. Het onderzoek is afkomstig van OpenAI zelf en moet daarom worden gezien als een bewering van het bedrijf, niet als een onafhankelijk vastgesteld feit. De kern is echter duidelijk: de grenzen tussen functies vervagen door de inzet van AI-tools.

Wat dit betekent

Voor het MKB is dit relevant omdat je vaak met kleine teams werkt waarin iedereen al meerdere petten draagt. AI versnelt deze trend. Een administratief medewerker kan met behulp van AI-tools sneller een financiële samenvatting maken, een verkoper kan zelf een eerste offerte opstellen, en een klantenservicemedewerker kan eenvoudig een handleiding schrijven. Het betekent dat je niet direct een nieuwe specialist hoeft aan te nemen voor elke nieuwe taak. Het betekent ook dat je huidige medewerkers meer uitdaging kunnen krijgen, wat de motivatie ten goede kan komen. De verschuiving vraagt wel om een andere manier van kijken naar functieprofielen: niet meer als een vaste lijst van taken, maar als een basis die je jaarlijks, of zelfs vaker, herziet.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team van vijf tot tien medewerkers aanstuurt, kun je overwegen om bij de eerstvolgende functioneringsgesprekken niet alleen te vragen naar de huidige taken, maar ook naar taken die medewerkers graag zouden willen oppakken. Vraag welke terugkerende werkzaamheden veel tijd kosten en of AI daarbij zou kunnen helpen. Een mogelijkheid is om samen met de medewerker te kijken naar een taak die normaal buiten zijn of haar functie valt, zoals het opstellen van een nieuwsbrief of het bijwerken van een administratie, en die met behulp van AI op te pakken. Zo ontdek je welke vaardigheden er al in je team zitten zonder dat je direct iemand hoeft aan te nemen.

Als je verantwoordelijk bent voor het opstellen van vacatures, is het een optie om functiebeschrijvingen te herschrijven van een vaste takenlijst naar een profiel met kernverantwoordelijkheden en ontwikkelingsmogelijkheden. In plaats van ‘je voert de financiële administratie uit’ zou je kunnen schrijven ‘je beheert de financiële administratie en verkent met AI-tools hoe je rapportages sneller kunt opleveren’. Dit trekt niet alleen kandidaten aan die breder inzetbaar zijn, maar geeft ook je huidige medewerkers het signaal dat groei binnen de rol mogelijk is. Overweeg om bij elke functiebeschrijving een sectie toe te voegen met ’taken die je kunt oppakken met ondersteuning van AI’.

Als je een team hebt waarin medewerkers vastlopen op terugkerende, tijdrovende taken, kun je een experiment opzetten. Kies één medewerker die een taak mag automatiseren of versnellen met behulp van een AI-tool, zoals het samenvatten van lange documenten of het opstellen van standaardantwoorden. Spreek af dat deze medewerker de opgeleverde tijd mag besteden aan een taak die normaal buiten zijn of haar functie valt, bijvoorbeeld het voorbereiden van een presentatie of het bijhouden van een klantdatabase. Het doel is niet om de medewerker meer werk te geven, maar om te ontdekken welke taken er opgepakt kunnen worden als de routinewerkzaamheden minder tijd kosten.

Als je een familiebedrijf runt waarin functies historisch zijn gegroeid, is het verstandig om een middag te plannen waarin je alle huidige functiebeschrijvingen naast elkaar legt. Markeer welke taken in elke functie terugkomen en welke taken nu door meerdere mensen worden gedaan. Een mogelijkheid is om op basis daarvan een aantal ‘brede’ functieprofielen te maken die beter passen bij de werkelijkheid van vandaag, waarin medewerkers met AI-tools meer kunnen. Dit voorkomt dat je vast blijft houden aan profielen die niet meer aansluiten bij de praktijk en maakt het makkelijker om medewerkers flexibel in te zetten bij piekmomenten.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de richting is duidelijk: AI maakt het mogelijk om medewerkers breder in te zetten, en dat begint met het herzien van hoe je functies beschrijft en welke taken je aan wie toewijst.

Bron: OpenAI