Het antwoord: AI maakt het voor medewerkers mogelijk om taken buiten hun eigen functie op te pakken, waardoor functiegrenzen vervagen. Voor het MKB betekent dit dat je personeel breder kunt inzetten zonder dat je direct nieuwe specialisten hoeft aan te nemen.

Wat er aan de hand is

OpenAI heeft onderzoek gepubliceerd naar hoe AI de manier waarop mensen werken verandert. Volgens het bedrijf blijkt uit het onderzoek dat gebruikers van ChatGPT steeds vaker taken uitvoeren die buiten hun oorspronkelijke functie vallen. Een marketeer die ook een stukje data-analyse doet, een verkoper die een eerste versie van een offerte schrijft, of een administratief medewerker die een eenvoudige grafische opdracht oppakt. Het onderzoek van OpenAI, gepubliceerd op hun eigen website, signaleert dat AI de grenzen tussen verschillende rollen binnen organisaties doet vervagen. Waar voorheen een taak alleen door een specialist kon worden gedaan, kan een medewerker met behulp van AI nu zelf een eerste aanzet maken.

Wat dit betekent

Voor ondernemers in het MKB is dit een relevante ontwikkeling. Kleine bedrijven hebben vaak niet de middelen om voor elke taak een specialist aan te nemen. Een team van vijf tot twintig mensen moet het doen met de kennis en vaardigheden die aanwezig zijn. AI biedt de mogelijkheid om die beperking te doorbreken. Je hoeft geen fulltime designer in dienst te nemen als je medewerker met behulp van AI een presentatie of een social media-post kan vormgeven. Het betekent ook dat je als werkgever anders naar je personeel kunt kijken. Niet langer als iemand met een vast takenpakket, maar als iemand die met de juiste tools een breder scala aan werkzaamheden kan uitvoeren. Dit kan de wendbaarheid van je bedrijf vergroten, omdat je sneller kunt schakelen wanneer er werk op je pad komt dat buiten de gebaande paden ligt.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team aanstuurt van vijf tot vijftien mensen, kun je overwegen om functiebeschrijvingen te verruimen. In plaats van strikt te scheiden op ‘marketing’ en ‘administratie’, zou je kunnen kijken welke taken medewerkers zelf oppakken met behulp van AI. Een mogelijkheid is om in een teamoverleg te inventariseren welke terugkerende taken veel tijd kosten en te bespreken wie die met AI-ondersteuning zou kunnen overnemen.

Als je een webshop runt, is een optie om je klantenservicemedewerker ook productbeschrijvingen te laten schrijven. Met AI-tools kan iemand zonder schrijfervaring een eerste opzet maken die jij of een collega vervolgens beoordeelt. Dit kan de doorlooptijd van het publiceren van nieuwe producten verkorten en je hoeft er geen externe tekstschrijver voor in te huren.

Als je in de dienstverlening werkt, bijvoorbeeld als boekhouder of juridisch adviseur, zou je kunnen overwegen om je medewerkers te laten experimenteren met het voorbereiden van rapporten of adviezen. Een medewerker die normaal alleen data invoert, kan met behulp van AI een conceptrapport opstellen dat de senior specialist vervolgens controleert en verfijnt. Dit kan de senior ontlasten en de medewerker meer verantwoordelijkheid geven.

Als je een team hebt waarin iedereen een duidelijke specialisatie heeft, is het een idee om wekelijks een moment in te plannen waarin medewerkers een taak buiten hun eigen vakgebied proberen op te pakken met AI. Dit hoeft niet groot te zijn. Een monteur die een offerte voorbereidt, een inkoper die een eerste marketingtekst schrijft. Het doel is niet om specialisten te vervangen, maar om te ontdekken waar AI de drempel verlaagt.

Als je worstelt met piekmomenten in je bedrijf, bijvoorbeeld aan het einde van de maand of tijdens een drukke verkoopperiode, kun je kijken of medewerkers elkaar kunnen bijstaan op taken die normaal buiten hun bereik vallen. Met AI-ondersteuning kan een medewerker bijvoorbeeld tijdelijk helpen met het verwerken van bestellingen of het beantwoorden van eenvoudige klantvragen, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de kern is dat je medewerkers breder kunt inzetten dan hun functietitel doet vermoeden. Het onderzoek van OpenAI bevestigt dat deze ontwikkeling gaande is. Het is aan jou om te bepalen hoe je dit binnen je eigen organisatie vormgeeft.

Bron: OpenAI