Het antwoord op de vraag wat AI betekent voor de taakverdeling in je bedrijf: medewerkers die AI-tools zoals ChatGPT gebruiken, nemen steeds vaker taken over die buiten hun oorspronkelijke functie vallen. Uit nieuw onderzoek van OpenAI blijkt dat gebruikers hierdoor breder inzetbaar worden en dat de grenzen tussen verschillende rollen vervagen. Voor Nederlandse MKB-teams betekent dit dat je niet alleen moet kijken naar welke taken AI overneemt, maar vooral naar welke taken je medewerkers erbij kunnen doen.

Wat er aan de hand is

OpenAI heeft onderzoek gepubliceerd naar hoe AI de aard van werk verandert. Volgens het bedrijf laten gebruikers van ChatGPT zien dat ze taken oppakken die voorheen bij een andere functie hoorden. Waar AI vroeger vooral werd gezien als een vervanger van repetitief werk, blijkt het in de praktijk een rol te spelen in het verbreden van iemands takenpakket. Het onderzoek, gepubliceerd door OpenAI zelf, schetst een beeld waarin medewerkers niet langer strikt binnen hun eigen functiebeschrijving werken, maar taken overnemen die voorheen aan een collega met een andere specialisatie waren voorbehouden. Dit is geen aankondiging van een nieuw product, maar een observatie van een verschuiving die nu al gaande is in organisaties die AI actief inzetten.

Wat dit betekent

Voor een MKB-ondernemer is dit relevanter dan het klinkt. Het betekent dat de vraag ‘welke banen verdwijnen door AI’ minder belangrijk is dan de vraag ‘welke taken verschuiven er tussen mijn medewerkers’. Een marketeer die met ChatGPT een eerste analyse van klantdata maakt, doet feitelijk het werk van een data-analist. Een medewerker klantenservice die met behulp van AI een offerte opstelt, beweegt zich op het terrein van de salesafdeling. Die verschuiving kan positief uitpakken: medewerkers worden breder inzetbaar, werk blijft interessanter en je hoeft minder snel een extra specialist aan te nemen. Maar het vraagt wel om een bewuste aanpak. Zonder duidelijke afspraken ontstaat het risico dat taken tussen wal en schip vallen, dat kwaliteit verschilt per medewerker of dat mensen overbelast raken omdat ze er van alles bij doen.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een team aanstuurt van vijf tot twintig mensen, is het zinvol om eens per kwartaal een ’taakkaart’ te maken. Noteer per functie de vijf belangrijkste taken en markeer welke daarvan nu al met behulp van AI worden uitgevoerd. Vraag je medewerkers welke taken ze er de afgelopen maanden bij hebben gekregen en welke ze hebben losgelaten. Die inventarisatie geeft je een concreet beeld van waar de grenzen verschuiven en waar je eventueel moet bijsturen.

Als je merkt dat medewerkers taken oppakken buiten hun functie, overweeg dan om dit te formaliseren in plaats van het te laten gebeuren. Stel bijvoorbeeld een korte ‘groei-afspraak’ op waarin staat welke extra taken iemand oppakt, welke ondersteuning hij of zij daarbij nodig heeft en hoe je de kwaliteit borgt. Zo voorkom je dat het een rommeltje wordt en maak je de bredere inzetbaarheid bespreekbaar.

Als je in een sector werkt met duidelijke specialismen, zoals administratie of techniek, is een mogelijkheid om medewerkers te laten experimenteren met AI-taken in een veilige omgeving. Laat iemand van de financiële administratie een proefdraaien met het opstellen van een eerste conceptrapportage, terwijl een senior collega het eindresultaat controleert. Zo bouw je ervaring op zonder dat je direct de kwaliteitsstandaarden loslaat.

Als je een klein bedrijf runt waarin iedereen al meerdere petten draagt, kan AI juist helpen om de werkdruk te verlagen. Kijk welke terugkerende, tijdrovende taken medewerkers nu handmatig doen en die met AI-tools versneld kunnen worden. De tijd die dat oplevert, kun je vervolgens bewust inzetten voor taken die meer vakkennis vragen. Het gaat er niet om dat iedereen alles moet kunnen, maar dat je de beschikbare capaciteit slimmer benut.

Als je team weerstand voelt bij het idee van bredere inzetbaarheid, is het verstandig om het gesprek aan te gaan over wat dit voor iemand persoonlijk betekent. Leg uit dat het niet gaat om het opknippen van banen, maar om het vergroten van iemands mogelijkheden. Vraag medewerkers zelf aan te geven welke taken ze graag zouden willen oppakken en welke ze juist willen overlaten aan AI. Die betrokkenheid vergroot de kans dat de verschuiving gedragen wordt.

Bron: OpenAI