Het antwoord is dat AI, en specifiek ChatGPT, de grenzen van functieomschrijvingen oprekt: medewerkers pakken steeds vaker taken op die buiten hun formele rol vallen. Voor Nederlandse MKB-teams betekent dit dat je werkverdeling niet langer strikt langs functieprofielen hoeft te lopen, maar dat je medewerkers kunt inzetten op basis van vaardigheden en interesse, ondersteund door AI. Volgens OpenAI blijkt uit nieuw onderzoek dat gebruikers van ChatGPT taken overnemen die voorheen aan andere rollen waren voorbehouden, wat zowel kansen als uitdagingen biedt voor hoe je je team organiseert.

Wat er aan de hand is

OpenAI heeft onderzoek gepubliceerd waaruit blijkt dat AI de manier waarop mensen werken fundamenteel verandert. Het bedrijf meldt in een eigen publicatie dat ChatGPT-gebruikers steeds vaker taken oppakken die buiten hun oorspronkelijke functieomschrijving vallen. Waar voorheen een marketeer niet zomaar een data-analyse deed of een klantenservicemedewerker geen salesrapport opstelde, maakt AI dit nu laagdrempelig mogelijk. Het onderzoek, uitgevoerd door OpenAI zelf, signaleert dat functiegrenzen vervagen en dat werknemers zich breder ontwikkelen. Dit is geen toekomstmuziek, maar een ontwikkeling die nu al gaande is in teams die ChatGPT actief inzetten. Volgens OpenAI verschuift de focus van ‘wat is mijn functie’ naar ‘wat kan ik bijdragen’.

Wat dit betekent

Voor het Nederlandse midden- en kleinbedrijf is dit een relevante verschuiving. In een klein team is flexibiliteit altijd al belangrijk geweest, maar nu wordt die flexibiliteit structureel ondersteund door technologie. Een administratief medewerker kan met ChatGPT een eerste opzet maken voor een marketingtekst, een verkoper kan zelf een offerte analyseren op marge, en een logistiek medewerker kan eenvoudig een rapportage draaien die voorheen bij de controller lag. Het betekent dat je als ondernemer minder afhankelijk bent van het aannemen van specialisten voor elke losse taak. Tegelijkertijd vraagt het om aandacht: niet iedereen wil of kan zomaar nieuwe taken oppakken, en de kwaliteit van het werk moet bewaakt worden. De onderzoekers van OpenAI benadrukken dat het gaat om een uitbreiding van wat mensen doen, niet om een vervanging van rollen.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team aanstuurt van vijf tot vijftien mensen, is het de moeite waard om functieomschrijvingen te herzien. In plaats van een strikte taakverdeling, zou je kunnen werken met een competentieprofiel per medewerker. Vraag je team welke taken ze graag zouden oppakken als ze de juiste ondersteuning hadden. Een mogelijkheid is om wekelijks een half uur in te plannen waarin medewerkers een taak uit een ander domein proberen met behulp van ChatGPT, bijvoorbeeld een financieel medewerker die een klantupdate schrijft. Zo ontdek je welke vaardigheden er in je team sluimeren.

Als je merkt dat bepaalde taken blijven liggen omdat er niemand is met de juiste functie, overweeg dan om die taken niet langer te koppelen aan een functieprofiel, maar aan een resultaat. Stel bijvoorbeeld dat je een nieuwe webshop-pagina wilt lanceren. In plaats van te wachten op een webdeveloper, zou een medewerker met affiniteit voor tekst en een basiskennis van systemen met ChatGPT een eerste opzet kunnen maken. Je zou kunnen afspreken dat een collega met meer technische ervaring het eindresultaat controleert. Zo verleg je de grens van ‘dat is niet mijn taak’ naar ‘hoe kan ik dit met AI voor elkaar krijgen’.

Als je een team aanstuurt waarin medewerkers weerstand voelen tegen nieuwe taken, is het belangrijk om het gesprek aan te gaan over wat AI wél en niet kan. Volgens het onderzoek van OpenAI gaat het om het uitbreiden van mogelijkheden, niet om het verhogen van de werkdruk. Een optie is om per medewerker één taak te kiezen die hij of zij als lastig of tijdrovend ervaart, en samen te onderzoeken hoe ChatGPT daarbij kan helpen. Laat de medewerker zelf bepalen of hij of zij die taak vervolgens wil blijven doen of wil uitbreiden naar andere werkzaamheden. Dit geeft eigenaarschap en voorkomt dat AI wordt gezien als een bedreiging.

Als je als ondernemer zelf veel tijd kwijt bent aan operationele zaken, kun je het onderzoek ook op jezelf toepassen. Kijk naar de taken die je normaal gesproken zou uitbesteden, zoals het opstellen van een offerte, het maken van een eenvoudige boekhoudrapportage of het schrijven van een vacaturetekst. Met ChatGPT kun je een eerste versie maken en die vervolgens laten controleren door een specialist. Zo houd je meer tijd over voor de strategische keuzes die alleen jij kunt maken. Het onderzoek van OpenAI suggereert dat deze manier van werken steeds normaler wordt, dus het is een goed moment om te experimenteren met wat AI voor jouw rol kan betekenen.

Bron: OpenAI