Het antwoord op de vraag wat AI betekent voor de taakverdeling in jouw bedrijf is: medewerkers gaan met AI taken buiten hun eigen functieprofiel oppakken. Uit nieuw onderzoek van OpenAI blijkt dat gebruikers van ChatGPT steeds vaker werk doen dat traditioneel bij een andere rol hoort. Voor Nederlandse MKB-ondernemers betekent dit dat functiegrenzen vervagen, en dat je daar als leidinggevende actief op kunt inspelen door taken anders te verdelen.

Wat er aan de hand is

OpenAI, het bedrijf achter ChatGPT, heeft onderzoek gepubliceerd naar hoe AI het werk van mensen verandert. Volgens het bedrijf laten de bevindingen zien dat AI het scala aan taken dat werknemers kunnen uitvoeren verbreedt. ChatGPT-gebruikers nemen taken op zich die buiten hun oorspronkelijke functieomschrijving vallen, waardoor de grenzen tussen verschillende rollen binnen organisaties vervagen. Het onderzoek is afkomstig van OpenAI zelf en is dus een vendor-publicatie; de resultaten zijn niet onafhankelijk geverifieerd. De kern van de boodschap is echter duidelijk: AI stelt medewerkers in staat om vaardigheden en verantwoordelijkheden over te nemen die voorheen aan een andere functie waren voorbehouden.

Wat dit betekent

Voor een MKB-bedrijf met een beperkt aantal medewerkers is dit geen abstracte trend, maar een concrete kans. Waar je vroeger een aparte marketingmedewerker, een boekhouder of een klantenservicemedewerker nodig had, kan een bestaande medewerker met behulp van AI een deel van die taken nu zelf oppakken. Dit betekent niet dat je functies kunt schrappen, maar wel dat je werk anders kunt organiseren. Een administratief medewerker kan bijvoorbeeld eerste concepten voor nieuwsbrieven genereren, of een verkoper kan met AI een eerste opzet voor een offerte maken. De impact is het grootst in kleinere teams, waar flexibiliteit al belangrijk is en waar medewerkers vaak meerdere petten dragen. Het onderzoek suggereert dat AI deze flexibiliteit vergroot, waardoor je als ondernemer sneller kunt inspelen op pieken in werk of nieuwe opdrachten zonder direct extra personeel aan te nemen.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een team van vijf tot twintig medewerkers aanstuurt, kun je overwegen om niet langer strakke functieprofielen te hanteren, maar te kijken naar takenpakketten. Inventariseer welke routinetaken veel tijd kosten en welke medewerker daar affiniteit mee heeft. Een optie is om medewerkers te vragen welke taken ze graag zouden oppakken als ze de tijd en kennis hadden, en vervolgens te onderzoeken of AI die kennis kan aanvullen. Je zou kunnen starten met een pilot waarin één medewerker een taak van een collega overneemt met behulp van ChatGPT, en evalueren wat dat oplevert.

Als je merkt dat je vastloopt in werving, omdat je voor een specifieke taak een dure specialist zoekt, is het een mogelijkheid om te kijken of een bestaande medewerker met AI een deel van die specialistische kennis kan vervangen. Een financieel medewerker zonder marketingachtergrond kan met AI bijvoorbeeld wel een eerste opzet voor een social media campagne maken. Overweeg om niet te zoeken naar een allround kandidaat, maar om te investeren in AI-vaardigheden van je huidige personeel. Dit kan de tijd en kosten van een wervingsproces aanzienlijk verminderen.

Als je een administratief medewerker hebt die zich verveelt of juist overbelast is met eentonig werk, biedt AI een uitweg. Je zou kunnen voorstellen dat deze medewerker met behulp van ChatGPT rapportages opstelt die voorheen door een manager werden gemaakt, of dat hij of zij de eerste versie van notulen en actielijsten verzorgt. Dit geeft de medewerker meer verantwoordelijkheid en haalt werk bij jou of andere leidinggevenden weg. Een concrete suggestie is om wekelijks een half uur in te plannen waarin de medewerker experimenteert met AI-toepassingen voor zijn of haar eigen taken, en de resultaten bespreekt in het teamoverleg.

Als je een klantenserviceteam hebt, kun je kijken of medewerkers met AI niet alleen standaardvragen beantwoorden, maar ook zelf eerste analyses maken van klachtenpatronen. In plaats van dat een aparte kwaliteitsmedewerker dit doet, kan een servicemedewerker met AI een overzicht genereren van terugkerende problemen. Dit geeft niet alleen inzicht, maar maakt het werk ook uitdagender. Je zou kunnen overwegen om medewerkers te stimuleren om met voorstellen te komen voor verbeteringen op basis van die analyses, en hen daar ook verantwoordelijkheid voor te geven.

Bron: OpenAI