Het antwoord op de vraag wat AI betekent voor de taken van je medewerkers is: het verlegt de grenzen van functies. Volgens nieuw onderzoek van OpenAI nemen medewerkers die ChatGPT gebruiken taken op zich die buiten hun oorspronkelijke functieomschrijving vallen. Voor MKB-ondernemers betekent dit dat je niet alleen naar efficiëntie moet kijken, maar naar een fundamenteel andere inzet van je personeel.

Wat er aan de hand is

OpenAI heeft onderzoek gepubliceerd naar hoe AI de werkzaamheden van mensen verandert. De kern van het onderzoek is dat gebruikers van ChatGPT taken oppakken die voorheen aan een andere rol of afdeling waren voorbehouden. Het bedrijf stelt dat AI de mogelijkheden van werknemers vergroot, waardoor functies minder statisch worden en medewerkers breder inzetbaar raken. Dit is geen toekomstvisie, maar een observatie van wat er nu al gebeurt onder gebruikers van het platform. Het onderzoek signaleert een verschuiving van vaste functieprofielen naar een meer dynamische verdeling van werkzaamheden, gedreven door de toegankelijkheid van AI-tools.

Wat dit betekent

Voor het MKB is dit zowel een kans als een uitdaging. De kans is dat je met dezelfde personeelsbezetting meer taken kunt afdekken. Een administratief medewerker die ChatGPT inzet, kan bijvoorbeeld ook eerste concepten voor marketingteksten maken of basisvragen van klanten afhandelen. De uitdaging is dat dit vraagt om een andere manier van leidinggeven. Je moet niet langer denken in vaste takenlijsten, maar in competenties en eindresultaten. Het betekent ook dat je als ondernemer actief moet stimuleren dat medewerkers AI verkennen, in plaats van het gebruik ervan te beperken. Volgens het onderzoek van OpenAI is de adoptie van AI de motor achter deze verbreding van taken.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team aanstuurt van vijf tot vijftien mensen, is het cruciaal om te inventariseren welke terugkerende, tijdrovende taken je medewerkers hebben. Overweeg om per functie één of twee van die taken te selecteren die met behulp van AI versneld kunnen worden. Je zou kunnen afspreken dat elke medewerker wekelijks een half uur experimenteert met ChatGPT om een specifiek probleem op te lossen. Een mogelijkheid is om dit te bespreken in je wekelijkse teamoverleg en successen te delen, zodat het gebruik zich organisch verspreidt.

Als je merkt dat je medewerkers hun functiegrenzen al opzoeken, is het zaak om dit niet te zien als een bedreiging maar als een signaal. Je zou kunnen overwegen om functieprofielen te herzien en meer ruimte te creëren voor taken die medewerkers oppakken op basis van hun interesse en de mogelijkheden die AI biedt. Een optie is om een medewerker die goed is in het formuleren van teksten met AI, ook in te zetten voor offertes of nieuwsbrieven, ook al staat dat niet in zijn of haar functiebeschrijving.

Als je een bedrijf hebt waar veel routinematige processen zijn, zoals administratie of data-invoer, dan is het onderzoek van OpenAI een aanleiding om te kijken naar taakherschikking. De medewerker die voorheen uren bezig was met het invoeren van gegevens, kan met AI-ondersteuning die tijd besteden aan het controleren van de uitvoer en het analyseren van de data. Je zou kunnen starten met een pilot op één afdeling om te zien welke taken daadwerkelijk versneld kunnen worden en hoe je medewerkers hun vrijgekomen tijd het beste kunnen besteden.

Als je een ondernemer bent die zelf nog veel operationeel werk doet, is dit onderzoek een reminder om ook je eigen takenpakket onder de loep te nemen. Overweeg om te kijken welke van jouw terugkerende taken je met behulp van ChatGPT kunt delegeren of versnellen. Een mogelijkheid is om te starten met het opstellen van offertes, het samenvatten van lange documenten of het voorbereiden van vergaderingen. Dit geeft je ruimte om je te richten op de strategische aspecten van je bedrijf, zoals klantcontact of het ontwikkelen van nieuwe producten.

Bron: OpenAI