Het antwoord: AI zorgt ervoor dat medewerkers taken buiten hun eigen functie kunnen oppakken, zonder dat je als ondernemer nieuwe functieprofielen hoeft te schrijven. Volgens nieuw onderzoek van OpenAI gebruiken ChatGPT-gebruikers de tool om werkzaamheden uit te voeren die voorheen bij een andere rol hoorden, waardoor de grenzen tussen functies vervagen. Voor het MKB betekent dit dat je bestaande teams flexibeler kunt inzetten op basis van vaardigheden en interesses, in plaats van vast te houden aan starre taakomschrijvingen.

Wat er aan de hand is

OpenAI, het bedrijf achter ChatGPT, heeft onderzoek gepubliceerd over hoe AI de manier waarop mensen werken verandert. De kern van de bevinding: gebruikers van ChatGPT nemen steeds vaker taken op zich die buiten hun oorspronkelijke functie vallen. Waar een marketeer voorheen een designer nodig had voor een simpele afbeelding, kan diegene nu zelf een eerste opzet maken. Waar een administratief medewerker vroeger een IT’er inschakelde voor een databewerking, biedt de chatbot nu een werkende oplossing.

Het onderzoek, gepubliceerd door OpenAI zelf, laat zien dat dit geen incidenteel verschijnsel is maar een structurele verschuiving. Werknemers verleggen hun eigen grenzen en nemen verantwoordelijkheid voor taken die voorheen aan een andere afdeling of functie toebehoorden. Dit is geen aankondiging van een nieuw product, maar een observatie van een bestaande trend die zich in de praktijk al voordoet.

Wat dit betekent

Voor jou als ondernemer betekent dit dat de traditionele functieprofielen, met een vaste lijst van taken en verantwoordelijkheden, steeds minder goed passen bij de realiteit op de werkvloer. Medewerkers die AI goed gebruiken, kunnen eenvoudiger schakelen tussen verschillende soorten werk. Een medewerker klantenservice kan met behulp van AI een eerste analyse maken van veelvoorkomende klachten. Een verkoper kan zelf een offerte opstellen in een professioneel format, zonder tussenkomst van de marketingafdeling.

Dit is geen bedreiging voor de kwaliteit van je team, maar een kans om de capaciteit die je al in huis hebt beter te benutten. Je hoeft niet direct nieuwe mensen aan te nemen voor taken die nu door AI worden ondersteund. Het betekent wel dat je anders moet kijken naar wat je medewerkers doen en wat ze zouden kunnen doen. De vraag is niet langer ‘welke functie heeft iemand’, maar ‘welke bijdrage kan iemand leveren’.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team aanstuurt van vijf tot vijftien mensen, kun je overwegen om wekelijks een kort overleg in te plannen waarin elke medewerker één taak benoemt die hij of zij met behulp van AI heeft opgepakt buiten de eigen functie. Dit hoeft geen formeel evaluatiemoment te zijn, maar een open gesprek over wat er mogelijk is. Je zou kunnen ontdekken dat je administratieve kracht een talent heeft voor het structureren van data, iets wat voorheen aan een externe partij werd uitbesteed. Een mogelijkheid is om die medewerker vervolgens structureel meer van dit soort werk te geven, zonder een nieuwe functie te creëren.

Als je merkt dat medewerkers terughoudend zijn om buiten hun takenpakket te werken, overweeg dan om een ’experimenteeruur’ in te stellen. Geef je team wekelijks een uur de tijd om met AI een probleem aan te pakken dat buiten hun dagelijkse werk valt. Dit kan variëren van het verbeteren van een interne handleiding tot het voorbereiden van een presentatie voor een klant. Het doel is niet om direct resultaat te boeken, maar om medewerkers vertrouwd te laten raken met het idee dat ze meer kunnen dan hun functieomschrijving suggereert. Je zou kunnen afspreken dat ze na een maand één concreet voorbeeld presenteren van een taak die ze nu zelf doen, maar eerder zouden hebben doorgeschoven.

Als je een webshop runt en je hebt een medewerker die vooral bezig is met orderverwerking, kijk dan of diegene met behulp van AI ook eenvoudige klantvragen kan afhandelen of productbeschrijvingen kan verbeteren. De drempel om dit soort taken op te pakken is lager geworden, omdat AI kan helpen met de eerste opzet en formulering. Een optie is om deze medewerker te vragen om wekelijks drie productbeschrijvingen te herschrijven met behulp van een AI-tool, en deze ter controle voor te leggen aan de marketingmedewerker. Zo ontstaat er een bredere inzetbaarheid zonder dat je iemand hoeft aan te nemen of een functieprofiel hoeft te herschrijven.

Als je een team hebt met duidelijke specialismen, zoals een boekhouder en een juridisch medewerker, overweeg dan om hen te stimuleren om elkaars basisvragen te leren beantwoorden met behulp van AI. De boekhouder kan een AI-tool gebruiken om een eerste juridische check te doen op een contract, terwijl de juridisch medewerker een eenvoudige kostenraming kan opstellen. Dit vermindert de afhankelijkheid van elkaar en versnelt processen. Je zou kunnen afspreken dat ze elkaar één keer per maand een vraag voorleggen die ze normaal zouden doorspelen, en samen bekijken of AI een werkbaar antwoord geeft.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de kern is dat je niet hoeft te wachten op nieuwe functieprofielen of reorganisaties. Begin klein, stimuleer medewerkers om één taak buiten hun eigen domein op te pakken met behulp van AI, en kijk wat er gebeurt. De onderzoeksresultaten van OpenAI laten zien dat dit geen toekomstmuziek is, maar iets wat nu al gebeurt bij gebruikers van de tool.

Bron: OpenAI