Het antwoord op de vraag wat AI betekent voor de samenstelling van je team is: het vervaagt de grenzen tussen functies. Volgens nieuw onderzoek van OpenAI nemen medewerkers die ChatGPT gebruiken taken over die buiten hun oorspronkelijke functieprofiel vallen. Voor het MKB betekent dit dat je personeel breder kunt inzetten, zonder dat je voor elke specialistische taak een nieuwe medewerker hoeft aan te nemen.

Wat er aan de hand is

OpenAI heeft onderzoek gepubliceerd naar hoe AI de werkzaamheden van mensen verandert. De kern van de bevinding: gebruikers van ChatGPT pakken steeds vaker taken op die traditioneel bij een andere rol horen. Waar voorheen een marketingmedewerker alleen teksten schreef, kan diegene nu ook eenvoudige data-analyses uitvoeren. Waar een klantenservicemedewerker alleen standaardvragen beantwoordde, kan diegene nu ook productuitleg of technische ondersteuning bieden. Het onderzoek van OpenAI, gepubliceerd op hun eigen website, schetst een beeld waarin functieprofielen niet langer statisch zijn. De verschuiving is niet dat AI taken overneemt, maar dat AI medewerkers in staat stelt om buiten hun eigen domein te opereren. Dit is geen toekomstmuziek; het gebeurt nu, bij bedrijven die ChatGPT al inzetten.

Wat dit betekent

Voor ondernemers in het MKB is dit een directe kans om de personeelsinzet te heroverwegen. In een klein team is flexibiliteit altijd al belangrijk geweest, maar er waren grenzen aan wat een medewerker kon oppakken zonder uitgebreide training. AI verlegt die grens. Een administratief medewerker kan met behulp van AI een eerste opzet maken voor een offerte of een rapport. Een verkoper kan zelf een analyse draaien over klantgedrag, zonder dat daar een dataspecialist voor nodig is. Het betekent concreet dat je minder snel een extra specialist hoeft aan te trekken voor taken die nu binnen het bereik van je huidige team liggen. Het betekent ook dat je medewerkers meer afwisseling in hun werk kunnen krijgen, wat de motivatie ten goede kan komen. De rolvervaging die OpenAI beschrijft, is voor een klein bedrijf geen bedreiging van de organisatiestructuur, maar een manier om met hetzelfde aantal mensen meer te doen.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team aanstuurt van vijf tot vijftien mensen, kun je kijken naar de taken die nu blijven liggen omdat niemand er specifiek voor is opgeleid. Denk aan het opstellen van een social media-plan, het samenvatten van lange rapporten of het maken van een eerste selectie uit sollicitatiebrieven. Je zou kunnen overwegen om een medewerker die affiniteit heeft met taal of cijfers een half uur per dag te laten experimenteren met ChatGPT voor zo’n taak. Het doel is niet dat diegene een expert wordt, maar dat de basis wordt gelegd waar jij of een ander op voortbouwt.

Als je medewerkers hebt die vastlopen in routinematig werk, zoals het invoeren van gegevens of het beantwoorden van dezelfde vragen, dan biedt AI een uitweg. Je zou kunnen voorstellen dat zij ChatGPT gebruiken om een eerste concept te maken voor antwoorden op veelgestelde vragen, of om een samenvatting te genereren van een lange e-mailwisseling. Zo verschuift hun werk van herhalen naar controleren en verbeteren, wat meer voldoening geeft en hen in staat stelt om andere taken op te pakken.

Als je een specialistische functie hebt die je niet fulltime kunt bekostigen, zoals een boekhouder of een marketeer, dan is een mogelijkheid om een bestaande medewerker met behulp van AI de eerste 80 procent van het werk te laten doen. Die medewerker kan bijvoorbeeld een conceptbegroting opstellen of een campagnevoorstel schrijven, waarna de specialist alleen nog het laatste deel controleert en afrondt. Dit verlaagt de drempel om specialistische kennis in te huren, omdat je minder uren van diegene nodig hebt.

Als je te maken hebt met piekdrukte in een bepaalde periode, zoals aan het einde van het jaar of tijdens een productlancering, dan kun je je team tijdelijk breder inzetten. Een medewerker uit de logistiek kan met behulp van AI een overzicht maken van klantvragen, een medewerker uit de verkoop kan een eerste opzet maken voor een handleiding. Overweeg om in een teamoverleg te bespreken welke taken nu op de plank blijven liggen en welke daarvan met AI-ondersteuning door iemand anders opgepakt zouden kunnen worden. Het onderzoek van OpenAI suggereert dat de bereidheid hiertoe groeit, dus het is een goed moment om dit gesprek te voeren.

Bron: OpenAI