Het organiseren van afspraken op een beurs of event is vaak een chaos van e-mails, tijdzones en spreadsheet-fouten. Dit kost niet alleen tijd, maar leidt tot gemiste kansen en verloren omzet. Een praktische oplossing is het automatiseren van dit hele proces met een gespecialiseerd platform, zoals Jifflenow dat volgens het eigen persbericht aanbiedt. Het idee is dat je de logistieke rompslomp uit handen geeft, zodat je verkoopteam zich kan concentreren op waar het om gaat: het gesprek met de potentiële klant.

De kern van zo’n platform is dat het de workflow voor meetings volledig stroomlijnt. In plaats van eindeloos heen en weer mailen over beschikbaarheid, kunnen zowel je eigen teamleden als externe bezoekers via een gecentraliseerd systeem afspraken inplannen. Dit geldt voor één-op-één verkoopgesprekken, maar ook voor groepsessies zoals productdemo’s of roundtables. Alle planning vindt plaats in een overzichtelijke omgeving die voor iedereen toegankelijk is.

Inzicht en controle voor het hele team

Een belangrijk voordeel van automatisering is het verkrijgen van inzicht. Waar je voorheen in het duister tastte over hoeveel afspraken er nou eigenlijk werden gevoerd, biedt een platform vaak dashboards en analytics. Hierin zie je in realtime prestaties zoals het aantal geboekte meetings, de betrokkenheid van klanten en hoe goed je beschikbare ruimtes of experts worden benut. Voor marketeers is dit goud waard; het stelt hen in staat om de concrete ROI van een event aan te tonen.

Beveiliging is een ander punt van aandacht, zeker als je gevoelige bedrijfs- of klantgegevens deelt. Platforms die zich richten op deze markt bouwen vaak enterprise-grade security in, met meerdere lagen beveiliging die voldoen aan globale compliance standaarden. Dit maakt het schaalbaar en geschikt voor het managen van tientallen of honderden afspraken tijdens een groot event.

Hoe kun je dit vandaag toepassen?

De praktische toepassing van geautomatiseerde eventplanning hangt sterk samen met het type events dat je bezoekt of organiseert. Het gaat erom de logistieke last te verlichten en de focus op verkoop te leggen. Hier zijn enkele situaties waarin je de principes kunt overwegen.

Als je met een klein team naar een grote internationale beurs gaat. De chaos van tijdzones en het missen van e-mails ligt op de loer. Een mogelijkheid is om een platform te gebruiken waarop prospects zelf een timeslot kunnen kiezen uit de beschikbaarheid van je experts. Dit elimineert het gedoe van heen-en-weer mailen en zorgt dat elke geplande meeting ook daadwerkelijk plaatsvindt.

Als je als marketeer de return on investment van events moet aantonen. Het is lastig om de waarde van een beursstand in cijfers uit te drukken. Door een geautomatiseerd systeem te koppelen aan je event-landingspagina’s, krijg je data over het aantal aangevraagde demo’s, bezette meetingrooms en betrokken prospects. Deze data vormt een concrete basis voor je rapportage.

Als je hybrid events organiseert met zowel fysieke als online sessies. De planning wordt dan extra complex. Een optie is om een workflow in te richten waarbij deelnemers vooraf kunnen inschrijven voor specifieke sessies, zoals roundtables of ‘meet-the-expert’ momenten. Het systeem houdt dan de capaciteit bij en zorgt voor een soepele check-in, zowel on-site als virtueel.

Als je verkoopteam na een event wordt overladen met follow-up werk. De overgang van een beurscontact naar een gestructureerde verkooppijplijn is cruciaal. Je zou kunnen onderzoeken of een planningstool meetingdata en contactinformatie direct kan overdragen naar je CRM. Dit bespaart handmatig invoerwerk en versnelt de opvolging.

Als je als ondernemer zelf vaak expert-sessies geeft op events. Je wilt je expertise delen, maar niet verstrikt raken in agenda-management. Overweeg om een persoonlijke bookingpagina te maken die gekoppeld is aan je kalender. Bezoekers kunnen dan zelf een plek reserveren voor je sessie, wat je de regie geeft over je tijd en beschikbaarheid.

Bron: Martech