De Nederlandse horeca loopt achter in digitalisering, wat een duidelijk signaal is dat veel MKB-bedrijven kansen laten liggen door vast te houden aan handmatige processen. Dit biedt juist een kans voor ondernemers in elke sector om met relatief eenvoudige digitale stappen efficiëntie te winnen en beter in te spelen op hun markt.

Wat er aan de hand is

Uit onderzoek van Scanfie en Klearly onder ruim driehonderd horecaondernemers blijkt dat digitalisering in de sector nog beperkt is. Zo neemt 78 procent van de zaken bestellingen nog handmatig op en houdt 90 procent de voorraad bij met pen en papier. Ook taken zoals roostering, boekhouding en het meten van wachttijden gebeuren vaak op gevoel of zonder digitale ondersteuning. Minder dan één procent van de ondernemers ziet zichzelf als koploper in datagedreven werken. De onderzoekers concluderen dat de sector kansen laat liggen door processen niet te automatiseren en geen realtime inzicht te hebben. Deze bevindingen staan enigszins haaks op eerdere berichten over digitalisering in de horeca. In een ander nieuwsitem werkt de gemeente Utrecht samen met SoftwareOne aan AI-toepassingen die routinetaken van ambtenaren, zoals het structureren en samenvatten van grote hoeveelheden tekst, moeten ondersteunen, waarbij de mens altijd eindverantwoordelijk blijft.

Wat dit betekent

Dit betekent dat er in traditionele sectoren, en met name in het MKB, nog een aanzienlijke digitale slag te maken is. Voor ondernemers buiten de horeca is dit een spiegel: waar leun jij nog op pen, papier of gevoel? Het onderzoek toont dat het niet gaat om hoogtechnologische innovatie, maar om het digitaliseren van basale bedrijfsprocessen zoals voorraadbeheer en orderopname. Die processen zijn in vrijwel elke branche aanwezig. De efficiëntie- en inzichtwinst die hier te behalen is, is direct en tastbaar. Tegelijkertijd laat het voorbeeld van de gemeente Utrecht zien dat digitalisering en automatisering, bijvoorbeeld met AI, niet gaan over het vervangen van mensen, maar over het ondersteunen van routinetaken zodat er meer ruimte komt voor kwalitatief werk en klantcontact.

Hoe je dit kunt toepassen

De praktische toepassing begint met het identificeren van je eigen ‘pen-en-papier’-processen. Het doel is niet een volledige digitale transformatie in één keer, maar het vinden van laagdrempelige stappen die direct tijd besparen en beter inzicht geven.

Als je een winkel of werkplaats runt… Kijk dan kritisch naar je voorraadadministratie. Een eenvoudige spreadsheet of een betaalbaar voorraadbeheersysteem vervangt het schriftje en voorkomt voorraadtekorten of overbestellingen. Hetzelfde geldt voor het bijhouden van reparaties, afspraken of bestellingen.

Als je een team aanstuurt of roosters maakt… Overweeg een digitale agenda of een eenvoudig roosteringsprogramma. Dit bespaart niet alleen administratieve tijd, maar geeft ook direct inzicht in bezetting en beschikbaarheid, waardoor je beter kunt inspelen op drukte.

Als je veel met documenten of tekst werkt… Neem een voorbeeld aan het Utrechtse prototype. Je zou kunnen experimenteren met AI-tools die helpen bij het samenvatten van lange rapporten, het structureren van notulen of het opstellen van standaardteksten. De kern blijft, net als bij de gemeente, dat jij de eindverantwoordelijke bent die de output beoordeelt en controleert.

Als je je concurrentie of markt wilt begrijpen… Stop met analyse op gevoel. Begin met het systematisch bijhouden van basisgegevens in een digitaal format: wat zijn de prijzen van concurrenten, wat zijn terugkerende klantvragen? Deze gestructureerde data is de eerste stap naar datagedreven beslissingen.

Bron: Computable