De Nederlandse horeca loopt aanzienlijk achter in digitalisering, waarbij processen zoals bestellingen en voorraadbeheer nog grotendeels handmatig verlopen. Dit blijkt uit onderzoek onder ruim driehonderd ondernemers en biedt een duidelijk startpunt voor efficiëntieverbetering door middel van eenvoudige, laagdrempelige automatisering.

Wat er aan de hand is

Uit onderzoek van Scanfie en Klearly blijkt dat digitalisering in de Nederlandse horecasector nog beperkt is. Zo neemt 78 procent van de ondernemers bestellingen nog handmatig op en houdt negentig procent de voorraad bij met pen en papier. Ook taken als roostering, boekhouding en het meten van wachttijden worden vaak op gevoel of zonder digitale ondersteuning uitgevoerd. Minder dan één procent van de ondernemers ziet zichzelf als koploper in datagedreven werken. De onderzoekers concluderen dat de sector kansen laat liggen door processen niet te automatiseren en geen realtime inzicht te hebben. Deze bevindingen staan enigszins haaks op eerdere berichten over digitalisering in de horeca.

Wat dit betekent

Voor horecaondernemers betekent dit dat er een directe, onbenutte kans ligt om met relatief eenvoudige middelen efficiënter te werken. Het handmatig bijhouden van voorraad en bestellingen kost niet alleen veel tijd, maar leidt ook gemakkelijk tot fouten, verspilling en gemiste verkoopkansen. Het ontbreken van data maakt het bovendien moeilijk om goed in te spelen op drukte of veranderende vraag. Voor andere MKB-sectoren is dit een herkenbaar signaal: digitalisering begint niet bij complexe AI, maar bij het wegnemen van handmatig, repetitief werk. De stap van papier naar een digitaal basisproces is vaak de grootste winst.

Hoe je dit kunt toepassen

De praktische toepassing begint bij het identificeren van het meest tijdrovende handmatige proces. De kern is niet om direct een geavanceerd datasysteem neer te zetten, maar om één specifieke, repetitieve taak te digitaliseren.

Als je een horecazaak runt… Begin niet met alles tegelijk. Kies bijvoorbeeld voor het digitaliseren van je voorraadbeheer. Een eenvoudige app op een tablet of telefoon kan al volstaan. Scan bij ontvangst producten in en geef verbruik door bij gebruik. Dit geeft direct inzicht in wat je verbruikt, wat stil ligt en wanneer je moet bijbestellen, zonder dat je ’s avonds nog alles moet natellen.

Als je een klein team aanstuurt… Overweeg om het maken van het werkrooster te digitaliseren. Gebruik een eenvoudig online roosterprogramma waar medewerkers hun beschikbaarheid zelf kunnen invoeren en waar je met een paar klikken een rooster maakt. Dit bespaart niet alleen administratieve tijd, maar voorkomt ook miscommunicatie en laat medewerkers zelf meer regie houden.

Als je boekhouding nog uit papieren bonnetjes bestaat… Een tussenstap is het gebruik van een app waarmee je direct na ontvangst een factuur kunt fotograferen en categoriseren. De data wordt dan digitaal opgeslagen en is klaar voor je boekhouder of accountingsoftware. Dit voorkomt zoekwerk, verlies van bonnetjes en het handmatig overtypen van gegevens aan het einde van de kwartaal.

De eerste stap is altijd: kies één proces waar je nu regelmatig een notitieblok of Excel voor pakt, en zoek een eenvoudige, betaalbare digitale oplossing die precies dat ene ding doet. De efficiëntiewinst is vaak direct merkbaar.

Bron: Computable