Bijna 80% van de Nederlandse horecazaken neemt bestellingen nog op met pen en papier, en 90% houdt de voorraad op dezelfde manier bij. Dit betekent dat er voor ondernemers in de sector een directe kans ligt om met relatief eenvoudige en betaalbare digitale tools efficiënter te werken en beter in te spelen op drukte.

Wat er aan de hand is

Uit onderzoek van Scanfie en Klearly onder ruim driehonderd horecaondernemers blijkt dat digitalisering in de sector achterblijft. De meest opvallende cijfers: 78% van de zaken noteert bestellingen handmatig en 90% beheert de voorraad met pen en papier. Ook taken zoals roostering, boekhouding en het meten van wachttijden gebeuren vaak zonder digitale ondersteuning of ‘op gevoel’. Minder dan 1% van de ondernemers beschouwt zichzelf als koploper in datagedreven werken. De onderzoekers concluderen dat de sector kansen laat liggen door processen niet te automatiseren en geen realtime inzicht te hebben. Deze studie staat enigszins haaks op eerdere bevindingen die juist veel digitalisering in de horeca signaleerden.

Wat dit betekent

Voor de horecaondernemer betekent dit concreet dat veel tijd verloren gaat aan handmatig werk dat eenvoudig te automatiseren is. Denk aan het overtypen van bestellingen, het handmatig bijhouden van voorraden (wat kan leiden tot tekorten of verspilling) en het intuïtief inschatten van drukte. Dit zijn precies de gebieden waar betaalbare software direct tijd kan besparen en de bedrijfsvoering kan verbeteren. Het betekent niet dat je direct een dure, alles-in-één oplossing nodig hebt; vaak zijn gerichte, eenvoudige tools al voldoende om grote stappen te zetten.

Hoe je dit kunt toepassen

De praktische toepassing hangt af van jouw specifieke situatie en waar je de meeste winst kunt behalen. Op basis van de onderzoekscijfers zijn dit logische startpunten:

Als je bestellingen nog met een notitieblok opneemt, overweeg dan een eenvoudig digitaal bestelsysteem via een tablet. Dit kan een specifieke horeca-app zijn, maar zelfs een gestandaardiseerd formulier in Google Forms of een spreadsheet op een tablet vermindert al fouten en bespaart tijd bij de kassa. De output is meteen digitaal, wat de doorloop naar de keuken en de boekhouding versnelt.

Als je voorraadbeheer een dagelijkse puzzel is, begin dan met een eenvoudige voorraadbeheer-app. Veel tools laten je met een paar keer scannen per dag bijhouden wat er verbruikt is. Dit geeft direct inzicht in welke producten het snelst opgaan en helpt bij het optimaliseren van je inkoop, wat verspilling en onverwachte tekorten kan voorkomen.

Als je roosters maakt en wachttijden inschat op gevoel, kijk dan naar digitale roosterplanners en eenvoudige tellersystemen. Een rooster-app helpt bij het snel indelen van personeel, terwijl een simpele teller bij de deur of een reserveringssysteem objectief inzicht geeft in druktepatronen. Deze data helpt je om betere beslissingen te nemen over inzet en voorraad.

De kern is om klein te beginnen. Identificeer het meest tijdrovende handmatige proces en zoek daar een betaalbare digitale oplossing voor. De winst in efficiëntie en inzicht is vaak direct merkbaar en geeft ruimte voor de volgende stap.

Bron: Computable