Uit onderzoek blijkt dat de Nederlandse horeca nog sterk leunt op pen en papier, terwijl eenvoudige digitale tools directe efficiëntiewinst kunnen opleveren. De digitale achterstand is een gemiste kans, maar ook een kans om met relatief kleine stappen vooruit te komen.

Wat er aan de hand is

Uit onderzoek van Scanfie en Klearly onder ruim driehonderd horecaondernemers blijkt dat digitalisering in de sector achterblijft. Zo neemt 78 procent van de zaken bestellingen nog handmatig op en houdt negentig procent de voorraad bij met pen en papier. Ook taken als roostering, boekhouding en het meten van wachttijden gebeuren vaak op gevoel of zonder digitale ondersteuning. Minder dan één procent van de ondernemers ziet zichzelf als koploper in datagedreven werken. De onderzoekers concluderen dat de sector kansen laat liggen door processen niet te automatiseren en geen realtime-inzicht te hebben. Deze bevindingen staan enigszins haaks op eerdere berichten over digitalisering in de horeca.

Wat dit betekent

Dit betekent dat veel horecaondernemers onnodig veel tijd kwijt zijn aan handmatig werk en opereren zonder accuraat inzicht in hun bedrijfsvoering. Het meten van wachttijden op gevoel of voorraad bijhouden op papier leidt tot inefficiëntie, fouten en gemiste omzet. Je kunt bijvoorbeeld niet goed inspelen op drukte of voorraadtekorten voorkomen. Voor kleine en middelgrote horecazaken is dit een direct operationeel risico. Het goede nieuws is dat de oplossingen vaak betaalbaar en eenvoudig te implementeren zijn. De stap van pen-en-papier naar een basaal digitaal systeem levert vaak de grootste efficiëntieslag op.

Hoe je dit kunt toepassen

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie. Het onderzoek wijst op specifieke pijnpunten waar je direct op kunt inspelen.

Als je bestellingen nog met pen en papier opneemt, overweeg dan een eenvoudig point-of-sale (POS) systeem op een tablet. Dit digitaliseert niet alleen de bestelling, maar koppelt vaak direct aan de voorraad en de kassa. Je vermindert fouten en krijgt meteen inzicht in populaire gerechten.

Als je voorraadbeheer een hoofdpijndossier is, kun je beginnen met een eenvoudige app of spreadsheet om je voorraad bij te houden. Scan de barcodes van nieuwe leveringen en geef verbruik aan. Dit geeft je een veel beter beeld van wat je verbruikt en wanneer je moet bijbestellen, wat verspilling en tekorten kan verminderen.

Als roostering en planning veel tijd kosten, zijn er betaalbare planningsapps beschikbaar. Medewerkers kunnen hun beschikbaarheid doorgeven, je kunt roosters eenvoudig aanpassen en communiceren, en uren worden automatisch bijgehouden voor de boekhouding.

Als je wachttijden en drukte wilt managen, maar geen budget hebt voor geavanceerde sensoren, kun je beginnen met simpele tellingen op vaste tijdstippen. Noteer het aantal gasten op het terras of in de zaak op piekmomenten in een digitaal notitieblok. Dit patroon geeft al inzicht voor je planning en inzet.

De kern is om te beginnen met één proces dat nu veel handwerk kost. De automatisering daarvan levert vaak direct tijdwinst en betere informatie op, wat de basis legt voor verdere stappen.

Bron: Computable