De Nederlandse horeca loopt kansen mis door een gebrek aan digitalisering, maar de oplossing is eenvoudiger dan je denkt. Door eenvoudige digitale tools in te zetten voor bestellingen, voorraad en planning, kun je direct efficiënter werken en beter inspelen op drukte.

Wat er aan de hand is

Uit onderzoek van Scanfie en Klearly onder ruim driehonderd horecaondernemers blijkt dat de sector sterk achterloopt in digitalisering. Zo neemt 78 procent van de zaken bestellingen nog handmatig op en houdt negentig procent de voorraad bij met pen en papier. Ook taken als roostering, boekhouding en het meten van wachttijden gebeuren vaak op gevoel of zonder digitale ondersteuning. Minder dan één procent van de ondernemers ziet zichzelf als koploper in datagedreven werken. De onderzoekers concluderen dat de sector kansen laat liggen. Deze bevindingen staan enigszins haaks op eerdere berichten over digitalisering in de horeca.

Wat dit betekent

Dit betekent dat het merendeel van de horecaondernemers werkt zonder realtime inzicht in cruciale bedrijfsdata. Je weet niet precies wat je populairste gerechten zijn, wanneer je voorraad opraakt of op welke tijden je extra personeel nodig hebt. Je maakt beslissingen op basis van gevoel in plaats van feiten. Dit leidt tot verspilling (te veel ingekochte voorraad), omzetderving (te weinig personeel op drukke momenten) en een hogere werkdruk door handmatig administreren. Voor jou als ondernemer betekent dit dat er relatief eenvoudige verbeteringen mogelijk zijn die direct rendement kunnen opleveren.

Hoe je dit kunt toepassen

Je hoeft geen tech-expert te zijn om digitale winst te behalen. Begin klein en focus op processen die nu veel tijd kosten.

Als je bestellingen nog met pen en papier opneemt… Overweeg een eenvoudig point-of-sale (POS) systeem op een tablet. Dit lijkt een investering, maar het bespaart fouten bij de doorgeef naar de keuken, berekent automatisch de totaalprijs en slaat alle verkoopdata op. Je kunt later precies zien welke gerechten wanneer het best lopen, zodat je je menu en inkoop kunt optimaliseren.

Als je je voorraad handmatig bijhoudt… Een digitale voorraadmodule, vaak gekoppeld aan je POS-systeem of boekhoudsoftware, kan een uitkomst zijn. Elke verkoop wordt automatisch van de voorraad afgetrokken. Je krijgt een melding wanneer ingrediënten onder een bepaalde voorraadgrens komen, waardoor je nooit meer voor verrassingen komt te staan en minder hoeft weg te gooien.

Als je roosters maakt op een whiteboard of in Excel… Er zijn betaalbare planningsapps beschikbaar die het leven een stuk gemakkelijker maken. Medewerkers kunnen hun beschikbaarheid doorgeven, je kunt roosters eenvoudig kopiëren van week tot week en wijzigingen worden direct naar het hele team gecommuniceerd. Dit scheelt uren aan gedoe en miscommunicatie.

Als je wachttijden en drukte op gevoel inschat… Je zou kunnen beginnen met het eenvoudig bijhouden van de tijd tussen het plaatsen en serveren van bestellingen in je POS-systeem. Nog eenvoudiger: kijk naar het aantal binnenkomende bestellingen per uur op je digitale kassa. Dit geeft al een veel beter beeld van je piek- en daluren dan gevoel, zodat je je personeelsinzet hierop kunt afstemmen.

De sleutel is om niet alles tegelijk te willen. Kies één proces dat je nu handmatig doet, zoek een eenvoudige, betaalbare tool en ga daarmee aan de slag. De winst in tijd, geld en rust volgt vanzelf.

Bron: Computable