De Nederlandse horeca loopt aanzienlijke kansen mis door een gebrek aan digitalisering, wat directe gevolgen heeft voor de dagelijkse efficiëntie en winstgevendheid. Onderzoek toont aan dat processen zoals bestellingen en voorraadbeheer nog grotendeels handmatig gebeuren, terwijl automatisering tijd en geld kan besparen.

Wat er aan de hand is

Uit onderzoek van Scanfie en Klearly onder ruim driehonderd horecaondernemers blijkt dat digitalisering in de sector sterk achterblijft. Concreet neemt 78 procent van de zaken bestellingen nog handmatig op en houdt negentig procent de voorraad bij met pen en papier. Ook taken als roostering, boekhouding en het meten van wachttijden gebeuren vaak op gevoel of zonder digitale ondersteuning. Minder dan één procent van de ondernemers beschouwt zichzelf als koploper in datagedreven werken. Deze bevindingen staan volgens het artikel enigszins haaks op eerdere berichten over digitalisering in de horeca. De onderzoekers concluderen dat de sector kansen laat liggen door processen niet te automatiseren en geen realtime inzicht te hebben.

Wat dit betekent

Voor horecaondernemers betekent dit concreet verspilde tijd, hogere foutmarges en gemiste inkomsten. Handmatig voorraad bijhouden leidt sneller tot tekorten of overbestellingen. Het op gevoel meten van wachttijden zorgt voor suboptimale bezetting en ontevreden gasten. Het ontbreken van digitale ondersteuning bij roostering en boekhouding kost uren aan administratie die aan de bedrijfsvoering besteed hadden kunnen worden. In een sector met krappe marges en personeelstekorten is deze inefficiëntie een directe kostenpost. Het betekent ook dat ondernemers minder goed kunnen inspelen op drukte of veranderende omstandigheden, omdat ze geen actuele data hebben.

Hoe je dit kunt toepassen

De praktische toepassing begint met het identificeren van het meest tijdrovende handmatige proces. De onderzoekscijfers geven duidelijke aanknopingspunten.

Als je bestellingen handmatig opneemt… Overweeg om te starten met een eenvoudig digitaal bestelsysteem, zelfs al is het een betaalbare tablet-app. Dit vermindert fouten in de communicatie tussen bediening en keuken/bar en versnelt de afhandeling. Het geeft je ook direct inzicht in populaire gerechten en verkooptijden.

Als je voorraad nog met pen en papier beheert… Een eerste stap is het digitaliseren van je voorraadlijst in een spreadsheet. Een volgende stap kan een eenvoudig voorraadbeheersysteem zijn dat gekoppeld is aan je bestellingen, zodat verbruik automatisch wordt bijgewerkt. Dit voorkomt dat je zonder producten komt te zitten of geld laat liggen in overstock.

Als je roosters maakt en wachttijden op gevoel inschat… Je zou kunnen experimenteren met digitale roosterapps die rekening houden met beschikbaarheid en wetgeving. Voor wachttijden biedt een eenvoudige tool om tafels te volgen of een digitaal wachtlijstsysteem op een tablet al objectief inzicht, waardoor je je personeel slimmer kunt inzetten tijdens piekmomenten.

Als je boekhouding en concurrentieanalyse handmatig doet… Onderzoek cloudgebaseerde boekhoudsoftware die is toegesneden op de horeca; veel pakketten koppelen direct aan je kassasysteem. Voor concurrentieanalyse zijn er tools die menuprijzen en recensies van andere zaken monitoren, wat je helpt je eigen prijsstrategie en aanbod te bepalen.

De kern is om niet alles tegelijk te willen, maar te beginnen met één proces waar de handmatige last het grootst is. De efficiëntiewinst die dat oplevert, kan de investering in de volgende digitale stap mogelijk maken.

Bron: Computable